Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Self-service handmatig uploaden van User data

Bijgewerkt

Als u liever geen HRIS-integratie gebruikt om uw gebruikersgegevens te beheren, kunt u uw gebruikersgegevens handmatig of via een Excel-spreadsheet toevoegen. Selecteer op het Onboarding-dashboard Upload user list, gevolgd door Continue. U heeft nu 2 opties.

Excel-import

  1. Selecteer Import user data.

    SoSafe Users-pagina onder User management, met de knoppen Import user data en Add user manually naast de aanbevolen optie Go to user provisioning, boven een lege gebruikerstabel.

  2. Selecteer Add and update, gevolgd door Confirm.

    SoSafe-importwizard voor gebruikersgegevens, stap 1 van 7, Select action, met Add and update geselecteerd boven Delete. Nieuwe gebruikers worden toegevoegd en bestaande records bijgewerkt, met de knop Confirm eronder.

  3. Download onze Excel-sjabloon en vul uw gebruikersgegevens in. Het gebruik van de Excel-sjabloon is de eenvoudigste methode, omdat de vereiste kolommen exact overeenkomen met ons systeem.

    SoSafe-importwizard voor gebruikersgegevens, stap 2, File upload, met een knop Download template boven het uploadgebied. Een waarschuwing geeft aan dat lege velden bestaande attributen verwijderen en dat records zonder taal standaard op Duits worden ingesteld.

Opmerking: Houd er rekening mee dat het Excel-bestand volledig moet zijn. Lege velden, zoals een ontbrekende naam, worden als een fout beschouwd. Enterprise: Als u de Enterprise-optie heeft geboekt, kunt u twee extra kolommen toevoegen voor uitgebreide gebruikersgegevens.

  1. Upload het volledige Excel-bestand via drag & drop.

  2. Selecteer een koptekst uit het Excel-bestand (de eerste rij is doorgaans correct en wordt daarom standaard geselecteerd). De koptekst vormt de basis voor de attributenkoppeling in de volgende stap. Selecteer Confirm om verder te gaan.

    SoSafe-importwizard voor gebruikersgegevens, stap 3, Select a header, met rij 1 aangevinkt boven voorbeeldgegevens. Kolommen omvatten ID, Gender, Academic degree, naam, e-mail, taal en gebruikersgroepvelden, en het geüploade bestand is gemarkeerd als upload voltooid.

  3. In het volgende gedeelte worden de gedefinieerde gebruikersgegevensattributen gekoppeld aan de kolommen van het Excel-bestand. Bij gebruik van onze Excel-sjabloon gebeurt dit automatisch door ons systeem. Aan de linkerkant vindt u de verplichte velden/attributen, aan de rechterkant de overeenkomst met het Excel-bestand.

    SoSafe-importwizard voor gebruikersgegevens, stap voor attributenkoppeling, met First name, Last name en Salutation gekoppeld aan de Excel-kolommen First name, Last name en Gender, elk gemarkeerd als Mapping was successful.
    Dezelfde stap voor attributenkoppeling, met het dropdown-menu van het veld Email geopend om het te koppelen aan een andere Excel-kolom, en de velden Language en User group eronder.

     

    Opmerking: Attributen gemarkeerd met een ster (*) zijn verplicht. Alleen als deze velden zijn ingevuld, kunt u de instelling opslaan en verdergaan.
    Enterprise: Onderaan de pagina vindt u een lijst met Excel-kolommen die niet automatisch konden worden gekoppeld en daarom niet aan de attributen konden worden toegewezen. Hier heeft u de mogelijkheid om uitgebreide gebruikersgegevens toe te voegen.

  4. Fouten herstellen
    1. Geen fouten gevonden: U kunt doorgaan naar de volgende stap.

    2. Fouten gevonden: Wanneer er fouten worden gevonden, wordt u gevraagd onjuiste gebruikersgegevens te corrigeren of te verwijderen. U kunt de fouten afzonderlijk of allemaal tegelijk corrigeren:
      Record verwijderen: Het record wordt volledig uit de database verwijderd (rode prullenbak).
      Record bewerken: De fout wordt visueel gemarkeerd en kan eenvoudig worden bewerkt en gecorrigeerd (blauwe pen).

      SoSafe-importwizard voor gebruikersgegevens, stap 5, Fouten herstellen, met een knop Fix all errors en een tabel met foutieve records. Één rij is gemarkeerd met een tooltip die aangeeft dat User group een verplicht veld is, naast bewerkings- en verwijderikonen.

Veelvoorkomende fouten zijn:

  • Duplicaten
  • Onbekend domein
  • Leeg veld
  • Umlauts of spaties in de e-mailadressen
  • Onbekende aanhef of academische titel (in dit geval kunt u het beste controleren of de naam beschikbaar is in de dropdown van het betreffende veld).
  • Ongeldige aanduiding als groepsadres (let op dat voor groepsadressen de eerste vier velden (aanhef, academische titel, voornaam en achternaam) leeg moeten zijn)

Meer informatie vindt u hier: User management: Troubleshooting

  1. Gebruikersgroep toewijzen:
  • Wanneer alle gebruikersgroepen succesvol zijn geüpload en toegewezen, kunt u direct doorgaan met de volgende stap.
  • Dit is niet mogelijk als gebruikers niet aan een gebruikersgroep zijn toegewezen of als de toegewezen gebruikersgroep te klein is. Om verder te gaan, heeft u de volgende opties:
    • Maak een nieuwe User group aan: Alle niet-toegewezen records kunnen worden overgedragen aan een nieuwe User group (minimaal 5 personen).
    • Toevoegen aan bestaande User group: De Users worden gezamenlijk toegewezen aan een bestaande User group.
    • Overslaan: Als de User group te klein is, worden de gegevensrecords niet meegenomen in de Analytics. De upload is echter wel mogelijk, evenals het handmatig bewerken en de groepsindeling in de sectie User management.
    • Bewerk het originele Excel-bestand zodat alle Users worden toegewezen aan een User group met minimaal 5 personen.
  1. Aan het einde is er een samenvatting van nieuw toegevoegde gebruikersgegevens en gebruikersgroepen.
SoSafe-importwizard voor gebruikersgegevens, stap 7, Summary, met een groen banner dat bevestigt dat alle stappen zijn voltooid. Er worden gebruikersrecords vermeld die al aanwezig waren versus opnieuw geüpload, en gebruikersgroepen die zijn bijgewerkt versus opnieuw geüpload, boven de knop Confirm.
  1. Na de definitieve bevestiging worden de gegevensrecords geïmporteerd.
Bevestigingsdialoogvenster waarin wordt gevraagd of u deze records echt wilt importeren, over de importsamenvatting heen, met de knoppen Close en Import.

Gebruikers handmatig toevoegen

  1. Selecteer Add user manually.

    SoSafe Users-pagina onder User management, met de knoppen Import user data en Add user manually naast de aanbevolen optie Go to user provisioning, boven een lege gebruikerstabel.

  2. Voer hier alle gebruikersgegevens in. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een rode ster. Maak de gebruiker aan door Save te selecteren.

    SoSafe Create user-pagina met velden voor Aanhef, Academische titel, Achternaam en Voornaam, Taal, Gebruikersgroep, E-mail en Type ingesteld op Individueel adres. Daaronder zijn activeringsopties en een opmerking dat uitgebreide gegevens het Enterprise-plan vereisen.

 

Gebruikersgegevens bijwerken

Als u bestaande gebruikersrecords wilt bijwerken (bijvoorbeeld achternamen of e-mailadressen wijzigen), raden wij de volgende procedure aan:

  1. Exporteer de huidige gebruikersgegevens om de meest recente gegevensrecords te ontvangen, inclusief de SoSafe ID.

    SoSafe User Management-pagina met de sectie Export user data gemarkeerd, met een knop Export om gebruikersgegevens te downloaden als Excel-bestand, naast een knop Import user data in de rechterbovenhoek.

    Meer informatie over de SoSafe ID vindt u hier: User management: wat is de SoSafe ID?

  2. Bewerk de User data rechtstreeks in het Excel-bestand.
  3. Start User Management en importeer het nieuwe Excel-bestand zoals beschreven in sectie I hierboven.
  4. In de laatste stap ontvangt u een overzicht van reeds bestaande en/of nieuw toegevoegde gebruikersgegevens en gebruikersgroepen.
← Terug naar Onboarding Overview → Ga naar inlogmethode (SSO)

Deze vertaling is geautomatiseerd. Bekijk bij twijfel de Engelse versie.

Verwante artikelen