Self-service User data provisioning

Volg de onderstaande stappen om uw gebruikersdataprovider (ook wel HRIS of Human Resources Information System genoemd) te integreren met SoSafe, zodat gebruikersprovisioning geautomatiseerd kan verlopen. Via deze integratie heeft u directe toegang tot gesynchroniseerde medewerkergegevens, waardoor de informatie in SoSafe accuraat en actueel blijft.

Vereisten

1. HRIS-beheerdersrechten
   • Beheerdersrechten in het gekozen HRIS-systeem zijn vereist. Met deze rechten kunt u SoSafe autoriseren om gebruikersgegevens veilig te synchroniseren en te beheren, wat zorgt voor een soepele en beveiligde integratie.

De HRIS-integratie instellen

1. Selecteer in het Onboarding-dashboard User provisioning, gevolgd door Continue.

   

2. Zoek naar de gebruikersdataprovider die uw organisatie gebruikt en selecteer Connect.

   

3. Er wordt een dialoogvenster voor de integratie geopend. De instelling verloopt via onze integratiedienstverlener Kombo, die u door de stappen leidt die nodig zijn om een beveiligde verbinding tussen uw HRIS en SoSafe tot stand te brengen.
   

   

4. Volg de installatie-instructies van Kombo. Hierin doet u het volgende:
   • De vereiste machtigingen bekijken en verlenen
   • Autoriseren met uw HRIS-inloggegevens
   • Employee Filtering toepassen: kies welke medewerkers u wilt synchroniseren
   • De integratie voltooien
5. Selecteer Opslaan en doorgaan om door te gaan naar de volgende stap.

Gebruikersattributen en gebruikersgroepen instellen

1. Hier bepaalt u welke gebruikersgegevensattributen uit uw HRIS (links) worden gekoppeld aan welke attributen in SoSafe (rechts). Doorgaans werkt de geautomatiseerde standaardinstelling goed. Indien gewenst kunt u echter elke koppeling handmatig aanpassen, zoals weergegeven in de schermafbeelding. Selecteer Opslaan en doorgaan om door te gaan.

   

2. In deze stap bepaalt u hoe gebruikersgroepen worden aangemaakt. Als u Default groups selecteert, bepaalt ons systeem hoe deze worden aangemaakt. Bij Entra wordt bijvoorbeeld standaard gebruikgemaakt van uw beveiligingsgroepen. Dit werkt goed voor sommige organisaties, maar minder voor andere, omdat het sterk afhankelijk is van hoe u uw HR-systeem gebruikt. Als een gebruiker lid is van meerdere beveiligingsgroepen, kan het systeem bijvoorbeeld alleen de eerste groep ophalen waarvan hij of zij lid is. Bovendien worden alle beveiligingsgroepen geïmporteerd.
   Een vrij veilige standaardkeuze is om Custom groups te selecteren en vervolgens Department te kiezen.
   Selecteer Opslaan en doorgaan om door te gaan naar de volgende stap.

3. U krijgt nu een beknopt overzicht van uw instellingen te zien. Selecteer Finish om terug te keren naar het Onboarding-dashboard.

   

    

De integratie beheren

Als u later wijzigingen wilt aanbrengen in uw HRIS-integratie, kunt u dit altijd doen via Settings / Integrations in de Manager. Zoek naar uw integratie en selecteer Edit. Vanaf hier kunt u:

• De integratie verbreken: verwijder de verbinding volledig als deze niet langer nodig is.
• HRIS-workflow opnieuw autoriseren: herstel de verbinding met uw HRIS als machtigingen of inloggegevens moeten worden vernieuwd.
• Medewerkersfiltering aanpassen: wijzig de filteropties om specifieke groepen medewerkers in de synchronisatie op te nemen of uit te sluiten. Disclaimer: als de eerder gesynchroniseerde gebruikers niet langer deel uitmaken van de bijgewerkte filterconfiguratie, worden zij verwijderd uit de user management.
• Koppeling van gebruikersattributen bewerken: werk veldkoppelingen bij om gegevensvelden tussen uw HRIS en SoSafe nauwkeurig op elkaar af te stemmen.

Zorg er na het aanbrengen van wijzigingen voor dat u op Save klikt om deze toe te passen. Dit zorgt ervoor dat uw updates worden doorgevoerd in SoSafe, waardoor het platform in lijn blijft met uw actuele HRIS-gegevens.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de eerste synchronisatie?

De duur van de synchronisatie is afhankelijk van het gegevensvolume en varieert doorgaans van enkele minuten tot maximaal 10 minuten voor grote datasets. Gebruikers kunnen het venster sluiten en later terugkeren om de gebruikersattributen te voltooien.

Wat als een attribuut anders is opgeslagen in het HRIS?

Tijdens de fase van attribuutkoppeling kunnen gebruikers aangepaste attributen koppelen om velden zoals e-mailadres of afdeling af te stemmen op de vereiste velden van SoSafe, wat de gegevensconsistentie waarborgt.

Kunnen meerdere HRIS-verbindingen tegelijk actief zijn?

Nee, er kan slechts één HRIS-verbinding tegelijk actief zijn. Gebruikers kunnen een bestaande verbinding verbreken om over te schakelen naar een andere.

Welke medewerkers worden ingericht?
Als onderdeel van de verbindingsflow kunt u filters instellen die bepalen welke medewerkers worden ingericht in SoSafe. Er worden geen aanvullende medewerkers ingericht in SoSafe of op een andere manier opgeslagen.

Kan ik meerdere HRIS-bronnen combineren of HRIS combineren met handmatige gebruikersprovisioning?

Nee, momenteel kunt u slechts één enkele bron van waarheid koppelen aan SoSafe.

Kan ik de gebruikersprovisioning rechtstreeks verbreken vanuit mijn Active Directory of HRIS-systeem?

U kunt de integraties eenvoudig verbreken via de pagina Settings / Integrations in de Manager. Om beveiligingsredenen raden wij echter ook aan de verbinding in uw Active Directory of HRIS-systeem uit te schakelen. Elk systeem kan een andere procedure hebben voor het verbreken van de verbinding; raadpleeg de bijbehorende ondersteuningsartikelen van het betreffende systeem.

Welke HRIS-systemen worden ondersteund?
Wij ondersteunen de volgende leveranciers: