Self-service E-Learning – SoSafe Support

Uw E-Learning zelf instellen is een eenvoudig proces van 6 stappen dat slechts een paar minuten in beslag neemt. Het is een uitstekende optie voor eenvoudigere en compactere configuraties.

Uw eerste E-Learning-campagne instellen

Aan de slag! Selecteer in uw onboarding Checklist Create your first e-learning campaign en vervolgens Continue.

SoSafe Manager-onboarding Checklist met Get started, Add user data en Create first Phishing Simulation als voltooid. De stap Create your first e-learning course is uitgevouwen met een Continue-knop, gevolgd door de stap Ensure email delivery.

1. Cursusgegevens

Geef uw cursus een naam en selecteer de startdatum en einddatum. We raden een periode van 2 weken vóór de startdatum van de cursus aan, zodat u de tijd heeft om medewerkers te informeren over de aankomende E-Learning.

Daarnaast kunt u de zichtbaarheid van lessen beperken. Dit betekent dat deelnemers alleen lessen te zien krijgen die binnen de komende 90 dagen beschikbaar zijn. Het doel van deze instelling is om de inspanningen van deelnemers te richten op wat het meest relevant is en om een continue, duurzame betrokkenheid te ondersteunen in plaats van een eenmalige leersessie.

U heeft ook de mogelijkheid om een begintoetstaksessie te activeren. Begintoetstaksessies zijn korte kennistoetsen over de inhoud van geselecteerde lessen. Ze zijn binnen ons systeem zo ontworpen dat lessen kunnen worden overgeslagen als deelnemers de bijbehorende begintoetstaksessie met succes afronden.

Voor deze instelling zijn meerdere opties beschikbaar:

Aan – voor terugkerende deelnemers: Deze optie is geschikt als u een tweede of vervolgcursus E-Learning start en sommige lessen uit de vorige cursus worden herhaald. Deelnemers die al aan de vorige cursus hebben deelgenomen, kunnen via de begintoetstaksessie hun bestaande kennis van de vertrouwde inhoud toetsen en de les indien van toepassing overslaan.
Aan – voor alle deelnemers: Alle deelnemers krijgen de mogelijkheid om de begintoetstaksessie vooraf te voltooien en lessen direct over te slaan als zij over de relevante voorkennis beschikken.
Uit: Er wordt geen begintoetstaksessie aangeboden en alle deelnemers gaan direct naar de les.

SoSafe Manager E-Learning-wizard, stap 1 Cursusgegevens, met het veld Cursusnaam ingevuld, velden voor Start- en Einddatum, de schakelaar Lesweergave beperken ingeschakeld en de opties voor het inschakelen van de begintoetstaksessie met Uit geselecteerd.

2. Doelgroep

De cursus kan alle gebruikers bevatten of alleen de gebruikersgroepen van uw keuze. In beide gevallen toont dit scherm hoeveel medewerkers aan de cursus deelnemen. Selecteer Save changes om verder te gaan.

Lade Gebruikersgroepen selecteren geopend over de stap Doelgroep, met Alles selecteren aangevinkt en de groepen Finance, IT, Operations en Sales allemaal geselecteerd, in totaal 4 gebruikersgroepen en 30 Users.

3. Lesindeling

Standaard worden alle lessen uit uw pakket hier opgenomen in onze aanbevolen volgorde. U kunt lessen bekijken door View te selecteren. U kunt ze ook verwijderen door ╳ te selecteren en vervolgens Remove.

Op basis van de lijst met lessen die u kiest, bepaalt het platform leertrajecten voor alle cursusdeelnemers. Dit betekent dat lessen na verloop van tijd vrijkomen met bijbehorende deadlines om continue betrokkenheid en duurzaam leren te bevorderen.

Stap Lesindeling voor Testcourse met een overzicht van 14 verplichte lessen, waaronder Being safe on the go en Mobiele werkapparaten in gevaar. Aan de rechterkant is Survey based lessons ingeschakeld met één les, Beveiliging bij thuiswerken.

Als u meer lessen wilt toevoegen, selecteert u Add lesson. Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend met toegang tot de volledige bibliotheek. U kunt de categoriefilters aan de linkerkant en de knop Preview gebruiken om te bepalen welke lessen het beste passen bij uw Organization. Wanneer u tevreden bent met uw keuzes, selecteert u Apply en worden eventuele nieuwe lessen onderaan de lijst toegevoegd.

Dialoogvenster Lesbibliotheek met categoriefilters aan de linkerkant, waaronder Email Security en Mobile Security, en een raster met leskaarten met Preview-knoppen, zoals Frauduleuze e-mails en Phishingmails herkennen. In de voettekst staat dat er 14 lessen zijn geselecteerd, met de knoppen Cancel en Apply.

4. E-mailmelding

Campaigns bevatten verschillende soorten e-mails die automatisch kunnen worden verzonden. U kunt ze bekijken of een testversie naar uw eigen e-mailadres sturen. Gebruik de schakelaars naast elk type om ze in of uit te schakelen.

Stap E-mailmelding met schakelaars voor Uitnodigingsmail, 7-daagse herinnering, Reminders bijna verlopen en Reminders verlopen, allemaal ingeschakeld, en Nieuwe moduleherinnering uitgeschakeld. Elke kaart heeft knoppen Preview en Send test mail.

5. Rapportagemethode

Deze instelling bepaalt hoe gegevens van deelnemers worden opgeslagen en gerapporteerd.

Individuele rapportage (aanbevolen): Bijhouden van individuele aanmeldingen en lesafronding door medewerkers.
Anonieme rapportage: Houdt de algemene deelname bij zonder namen of gegevens van medewerkers op te slaan.

Deze optie heeft gevolgen voor de Data privacy.

Stap Rapportagemethode met Individueel geselecteerd als aanbevolen optie, waarbij wordt aangegeven dat registratie en lesafronding van medewerkers worden bijgehouden, naast de optie Anoniem voor het bijhouden van afronding zonder identiteiten te registreren.

6. Inloggen voor medewerkers

Standaard gebruiken medewerkers hun e-mailadres om in te loggen (via SSO of met een SoSafe-specifiek wachtwoord). U kunt ook toegang tot de cursus inschakelen via een code die u zelf kunt opgeven. Dit is een uitstekende oplossing voor medewerkers zonder een eigen e-mailadres. Zie https://support.sosafe.de/ADOC/access-code-users voor meer informatie.

Stap Inloggen voor medewerkers instellen, met de vraag of er een toegangscode moet worden ingesteld voor medewerkers zonder e-mailadres, met de knoppen Ja en Nee en een opmerking dat medewerkers met de code kunnen inloggen zonder e-mailadres.

7. Controleren en starten

Op het laatste scherm ziet u een overzicht van alle instellingen die u zojuist heeft gemaakt. U kunt deze instellingen wijzigen door het potloodpictogram te selecteren of op Terug te klikken om naar de vorige stappen te navigeren. Als u tevreden bent met uw instellingen, selecteert u Launch course. Gefeliciteerd!

Controlescherm Course Overview met de voltooide instellingsstappen, elk met een bewerkingspotloodpictogram: Cursusgegevens, Doelgroep, Lesindeling, Communicatie-e-mails, Rapportagemethode en Login. Rechtsonder verschijnt een knop Launch course.

Uw E-Learning bewerken

Wijzigingen aanbrengen in uw E-Learning is net zo eenvoudig als het instellen ervan. Ga hiervoor naar de onboarding Checklist, selecteer Create your first e-learning course en vervolgens Details. U ziet dan een overzicht van uw huidige instellingen. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, selecteert u eenvoudig de knop Pen naast een van de voltooide stappen. Bevestig door terug te keren naar het overzicht en Update course te selecteren.

Wijzigingen worden pas toegepast nadat u rechtsonder in het overzicht Update course selecteert.

Course Overview-scherm voor een bestaande geplande cursus, met dezelfde lijst van voltooide stappen en bewerkingspotloodpictogrammen. Een tip geeft aan dat wijzigingen niet worden opgeslagen totdat Update course is geselecteerd, en de knop Update course rechtsonder is gemarkeerd.

Volledige details van het leertraject

Klik om uit te vouwen

Hoe het leertraject werkt

Wanneer u een E‑Learning-campagne start, worden deelnemers begeleid via een leertraject. Dit leertraject plant verplichte modules over een bepaalde periode, zodat de training gespreid wordt in plaats van allemaal tegelijk beschikbaar te zijn.

1. Campagnetijdlijn versus leertraject

De startdatum van de campagne is het moment waarop medewerkers toegang krijgen en (als e-mailinloggen wordt gebruikt) de uitnodigingsmail wordt verzonden.
De einddatum van de campagne is de uiterste deadline waarop verplichte modules moeten zijn voltooid.
Binnen die campagneperiode wijst SoSafe automatisch deadlines toe aan verplichte modules als onderdeel van het leertraject (tenzij een handmatige deadline is ingesteld).

2. Hoe deadlines worden ingesteld voor verplichte modules

Als een beheerder geen handmatige deadline instelt voor een verplichte module, genereert het systeem automatisch deadlines op basis van de leertrajectlogica.

Alleen verplichte modules ontvangen automatische deadlines.
Verplichte modules zonder handmatige deadline krijgen een automatisch berekende deadline.
Optionele (niet-verplichte) modules ontvangen geen deadline tenzij er handmatig een wordt ingesteld.

3. Hoe automatische deadlines worden berekend

Voor elke deelnemer doet het systeem het volgende:

Bepaalt de effectieve trainingsperiode
Dit is:
- de volledige campagneduur (bijvoorbeeld 12 maanden), of
- voor deelnemers die later starten, de resterende tijd vanaf hun toegangsdatum tot de einddatum van de campagne (afhankelijk van wat korter is).
Telt de verplichte modules waarvoor een deadline nodig is
- Verplichte modules met een handmatig ingestelde deadline worden uitgesloten.
- Alleen verplichte modules zonder deadlines worden automatisch gepland.
Verdeelt verplichte modules gelijkmatig over de tijd
- Modules worden gepland in perioden van ongeveer 28 dagen.
- Waar mogelijk streeft het systeem naar minimaal twee verplichte modules per periode van 28 dagen.
- Als het totale aantal verplichte modules niet gelijkmatig kan worden verdeeld (bijvoorbeeld veel modules in een korte campagne), kunnen er extra modules aan het einde van de campagne worden geplaatst.
Past grensregels toe
- Als een berekende deadline na de einddatum van de campagne valt, wordt deze beperkt tot de einddatum van de campagne.
- Handmatige deadlines worden nooit gewijzigd en hebben altijd prioriteit.

4. Volgorde en zichtbaarheid in het leertraject

Verplichte modules worden chronologisch gerangschikt op deadline.
Modules met handmatige deadlines verschijnen op hun vaste posities in de Timeline.
Verplichte modules met automatische deadlines vullen de tussenruimtes rond die vaste deadlines op.
Modules zonder deadline (doorgaans optionele modules) verschijnen aan het einde van het leertraject zonder datum.

5. Wat er gebeurt wanneer de campagne wordt gewijzigd

Als de campaigneconfiguratie wordt bijgewerkt (bijvoorbeeld wanneer modules worden toegevoegd of verwijderd, of de verplichte status verandert), kan het leerpad opnieuw worden berekend:

Voltooide modules blijven voltooid.
Verstreken deadlines blijven ongewijzigd.
Verplichte modules met toekomstige of ontbrekende deadlines worden opnieuw verdeeld over de resterende campaignetijd volgens dezelfde 28-dagenlogica.
Handmatig ingestelde deadlines hebben altijd voorrang op automatische berekeningen.

Herberekening kan automatisch plaatsvinden (bijvoorbeeld 's nachts). Deelnemers zien de bijgewerkte aankomende modules de volgende keer dat zij inloggen.

Terug naar Onboarding overview

Ga naar Phishing Report Button

Deze vertaling is geautomatiseerd. Bekijk bij twijfel de Engelse versie.