Self-service E-Learning – SoSafe Support

Uw E-Learning zelf instellen is een eenvoudig proces in 6 stappen dat slechts enkele minuten duurt. Het is een geschikte optie voor eenvoudige en compacte opzetten.

Uw eerste E-Learning-campagne instellen

Laten we beginnen! Selecteer in uw onboarding checklist Create your first e-learning campaign en vervolgens Continue.

Onboarding checklist in SoSafe Manager met Get started, Add user data en Create first Phishing Simulation als voltooid. De stap Create your first e-learning course is uitgevouwen met een knop Continue, gevolgd door de stap Ensure email delivery.

1. Course details

Geef uw cursus een naam en selecteer de startdatum en einddatum. Wij raden een periode van 2 weken vóór de startdatum van de cursus aan, zodat u medewerkers tijdig kunt informeren over de komende E-Learning.

Daarnaast kunt u de zichtbaarheid van lessen beperken. Dit betekent dat deelnemers alleen lessen te zien krijgen die binnen de komende 30, 60 of 90 dagen moeten worden afgerond. Deze instelling richt de inspanningen van deelnemers op wat het belangrijkst is en ondersteunt een continue, duurzame betrokkenheid in plaats van een eenmalige leerpiek.

U kunt ook een pre-course assessment activeren. Pre-course assessments zijn korte kennistests over de inhoud van geselecteerde lessen. Ze zijn in ons systeem zo opgezet dat lessen kunnen worden overgeslagen als deelnemers de bijbehorende pre-course assessment met succes afronden.

Voor deze instelling zijn meerdere opties beschikbaar:

On – for returning learners: Deze optie is geschikt als u een tweede cursus of vervolgcursus start waarin enkele lessen uit de vorige cursus worden herhaald. Deelnemers die al aan de vorige cursus hebben deelgenomen, kunnen via de pre-course assessment hun bestaande kennis van de bekende inhoud testen en de les zo nodig overslaan.
On – for all learners: Alle deelnemers krijgen de mogelijkheid om vooraf de pre-course assessment af te ronden, zodat ze lessen direct kunnen overslaan als ze over de relevante voorkennis beschikken.
Off: Er wordt geen pre-course assessment getoond en alle deelnemers gaan direct naar de les.

Self-Service E-Learning Limit lesson visibility.png

2. Audience

De cursus kan all users of alleen de user groups van uw keuze omvatten. In beide gevallen ziet u op dit scherm hoeveel medewerkers aan de cursus deelnemen. Selecteer Save changes om verder te gaan.

Lade Select user groups geopend boven de stap Audience, met Select all aangevinkt en de groepen Finance, IT, Operations en Sales allemaal geselecteerd, in totaal 4 user groups en 30 users.

3. Lesson assignment

Standaard worden hier alle lessen in uw package opgenomen, in onze aanbevolen volgorde. U kunt lessen bekijken door View te selecteren. U kunt ze ook verwijderen door ╳ en vervolgens Remove te selecteren.

Op basis van de lijst met lessen die u kiest, bepaalt het platform leerpaden voor alle cursusdeelnemers. Dit betekent dat lessen na verloop van tijd worden ontgrendeld met bijbehorende deadlines, om continue betrokkenheid en duurzaam leren te bevorderen.

Stap Lesson assignment voor Testcourse met een lijst van 14 verplichte lessen, waaronder Veilig onderweg en Mobiele werkapparaten in gevaar. Rechts is Survey based lessons ingeschakeld met één les, Beveiliging bij thuiswerken.

Als u meer lessen wilt toevoegen, selecteert u Add lesson. Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend met toegang tot de volledige bibliotheek. Met de categoriefilters links en de knop Preview kunt u bepalen welke lessen het beste bij uw organisatie passen. Als u tevreden bent met uw keuzes, selecteert u Apply. Nieuwe lessen worden onderaan de lijst toegevoegd.

Dialoogvenster van de lesbibliotheek met categoriefilters links, waaronder Email Security en Mobile Security, en een raster met leskaarten met Preview-knoppen, zoals Frauduleuze e-mails: het gevaar in je inbox en Phishingmails herkennen. In de voettekst staat dat 14 lessen zijn geselecteerd, met de knoppen Cancel en Apply.

4. Email notification

Campaigns bevatten verschillende soorten e-mails die automatisch kunnen worden verzonden. U kunt een voorbeeld bekijken of een testversie naar uw eigen e-mailadres sturen. Met de schakelaars naast elk type schakelt u ze in of uit.

Stap Email notification met schakelaars voor Invitation Email, 7-Day Reminder, Due Soon Reminders en Overdue Reminders, allemaal ingeschakeld, en New module reminder uitgeschakeld. Elke kaart heeft de knoppen Preview en Send test mail.

5. Reporting method

Deze instelling bepaalt hoe gegevens van deelnemers worden opgeslagen en gerapporteerd.

Individual reporting (recommended): Houd individuele aanmeldingen van medewerkers en de voltooiing van lessen bij.
Anonymous reporting: Registreert de totale deelname zonder namen of gegevens van medewerkers op te slaan.

Deze optie heeft gevolgen voor data privacy.

Stap Reporting method met Individual geselecteerd als aanbevolen optie, waarbij registratie van medewerkers en voltooiing van lessen worden bijgehouden, naast de optie Anonymous voor het bijhouden van voltooiing zonder identiteiten vast te leggen.

6. Employee login

Standaard gebruiken medewerkers hun e-mailadres om in te loggen (via SSO of met een SoSafe-specifiek wachtwoord). U kunt ook toegang tot de cursus geven met een code die u zelf kunt bepalen. Dit is een geschikte oplossing voor medewerkers zonder eigen e-mailadres. Zie https://support.sosafe.de/ADOC/access-code-users voor meer informatie.

Stap voor het instellen van Employee login met de vraag of een toegangscode moet worden ingesteld voor medewerkers zonder e-mailadres, met de knoppen Yes en No en een opmerking dat medewerkers met de code kunnen inloggen zonder e-mail.

7. Review and launch

Op het laatste scherm ziet u een overzicht van alle instellingen die u zojuist hebt gekozen. U kunt deze instellingen wijzigen door het potloodpictogram te selecteren of door terug te gaan naar de vorige stappen. Als u tevreden bent met uw instellingen, selecteert u Launch course. Congrats!

Controlescherm Course Overview met een lijst van voltooide installatiestappen, elk met een bewerkingspotlood: Course details, Audience, Lesson assignment, Communication emails, Reporting method en Login. Rechtsonder staat een knop Launch course.

Uw E-Learning bewerken

Uw E-Learning wijzigen is net zo eenvoudig als het instellen. Ga hiervoor naar de onboarding checklist, selecteer Create your first e-learning course en vervolgens Details. U ziet een overzicht van uw bestaande instellingen. Om wijzigingen aan te brengen, selecteert u de Pen button naast een van de voltooide stappen. Bevestig door terug te gaan naar het overzicht en Update course te selecteren.

Wijzigingen worden pas toegepast nadat u rechtsonder in het overzicht Update course hebt geselecteerd.

Overzichtsscherm voor een bestaande geplande cursus, met dezelfde lijst van voltooide stappen en bewerkingspotloden. Een tip geeft aan dat wijzigingen pas worden opgeslagen nadat Update course is geselecteerd; de knop Update course rechtsonder is gemarkeerd.

Volledige details van het leerpad

Klik om uit te vouwen

Hoe het leerpad werkt

Wanneer u een E‑Learning-campagne start, worden deelnemers door een leerpad geleid. Dit leerpad plant verplichte modules in over een bepaalde periode, zodat de training wordt gespreid in plaats van dat alles tegelijk moet worden afgerond.

1. Timeline van de campagne versus leerpad

De startdatum van de campagne is het moment waarop medewerkers toegang krijgen en (bij inloggen met e-mail) de uitnodigingsmail wordt verzonden.
De einddatum van de campagne is de uiterste deadline waarvoor verplichte modules moeten zijn afgerond.
Binnen die campagneperiode wijst SoSafe automatisch vervaldatums toe aan verplichte modules als onderdeel van het leerpad (tenzij een handmatige deadline is ingesteld).

2. Hoe vervaldatums voor verplichte modules worden bepaald

Als een beheerder geen handmatige deadline instelt voor een verplichte module, genereert het systeem automatisch vervaldatums op basis van de logica van het leerpad.

Alleen verplichte modules krijgen automatische vervaldatums.
Verplichte modules zonder handmatige deadline krijgen een automatisch berekende vervaldatum.
Optionele (niet‑verplichte) modules krijgen geen vervaldatum, tenzij er handmatig een is ingesteld.

3. Hoe automatische vervaldatums worden berekend

Voor elke deelnemer doet het systeem het volgende:

Bepaalt de effectieve trainingsperiode
Dit is een van beide:
- de volledige duur van de campagne (bijvoorbeeld 12 maanden), of
- voor deelnemers die later beginnen, de resterende tijd vanaf hun toegangsdatum tot de einddatum van de campagne (de kortste van beide).
Telt de verplichte modules die een vervaldatum nodig hebben
- Verplichte modules met een handmatig ingestelde deadline worden uitgesloten.
- Alleen verplichte modules zonder deadline worden automatisch ingepland.
Verdeelt verplichte modules gelijkmatig over de tijd
- Modules worden gepland in perioden van ongeveer 28 dagen.
- Waar mogelijk streeft het systeem naar minstens twee verplichte modules per periode van 28 dagen.
- Als het totale aantal verplichte modules niet gelijkmatig te verdelen is (bijvoorbeeld bij veel modules in een korte campagne), kunnen extra modules naar het einde van de campagne worden verschoven.
Past grensregels toe
- Als een berekende vervaldatum na de einddatum van de campagne zou vallen, wordt deze beperkt tot de einddatum van de campagne.
- Handmatige deadlines worden nooit gewijzigd en hebben altijd voorrang.

4. Volgorde en zichtbaarheid in het leerpad

Verplichte modules worden chronologisch gesorteerd op vervaldatum.
Modules met handmatige deadlines verschijnen op hun vaste positie in de timeline.
Automatisch gedateerde verplichte modules vullen de ruimte rond die vaste deadlines.
Modules zonder vervaldatum (meestal optionele modules) verschijnen zonder datum aan het einde van het leerpad.

5. Wat er gebeurt wanneer de campagne wordt gewijzigd

Als de campagneconfiguratie wordt bijgewerkt (bijvoorbeeld doordat modules worden toegevoegd of verwijderd, of doordat de verplichte status verandert), kan het leerpad opnieuw worden berekend:

Voltooide modules blijven voltooid.
Verstreken deadlines blijven ongewijzigd.
Verplichte modules met toekomstige of ontbrekende deadlines worden over de resterende campagnetijd herverdeeld met dezelfde 28‑dagenlogica.
Handmatig ingestelde deadlines hebben altijd voorrang op automatische berekeningen.

De herberekening kan automatisch plaatsvinden (bijvoorbeeld 's nachts). Deelnemers zien de bijgewerkte, aankomende modules zodra zij de volgende keer inloggen.

← Terug naar het Onboarding-overzicht → Ga naar Phishing Report Button

Deze vertaling is geautomatiseerd. Bekijk bij twijfel de Engelse versie.