La gestión de políticas de Sofie le ayuda a distribuir políticas, a solicitar a los empleados que las lean y las confirmen, y a realizar un seguimiento de las correspondientes confirmaciones.
Qué puede hacer la gestión de políticas
Sofie puede enviar políticas directamente a sus usuarios a través de Microsoft Teams o Slack. Los usuarios pueden leer la política y confirmarla directamente mediante una interacción rápida con Sofie. Una vez que los usuarios han confirmado una política, puede descargar un informe completo desde el SoSafe Manager, lo cual es fundamental para las auditorías de cumplimiento.
Requisitos previos
Debe tener la aplicación Sofie conectada a su espacio de trabajo de MS Teams o Slack. Si aún no la ha conectado, siga primero las instrucciones de este artículo: Instalación y personalización de Sofie
Cómo gestionar sus políticas
El Dashboard principal está organizado en tres pestañas para ayudarle a gestionar sus políticas.
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Pestaña Enviadas: Aquí puede ver todas las políticas que ya se han enviado. Puede consultar la tasa de confirmación, previsualizar el mensaje o reenviar el mensaje a los usuarios que puedan no haberlo recibido. También puede descargar un informe de auditoría de las confirmaciones:
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Seleccione la casilla de verificación junto a una o varias políticas de la lista.
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En la parte superior derecha de la tabla, seleccione el botón Descargar auditoría.
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Se descargará un archivo CSV independiente con los detalles de confirmación para cada política seleccionada.
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Pestaña Programadas: Esta pestaña muestra todas las políticas programadas para enviarse en el futuro. Puede editar, previsualizar o eliminar cualquier política programada.
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Pestaña Borradores: Esta pestaña contiene todas las políticas que ha guardado como borrador. Puede editar, previsualizar o eliminar cualquier borrador.
Cómo crear y enviar una nueva política
Esta sección le guiará a través de la creación, configuración y envío de una nueva política a sus usuarios.
Paso 1: Vaya a gestión de políticas
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En el menú de navegación principal, seleccione Sofie.
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Seleccione Policy Management en el submenú. Se abrirá el Dashboard principal, donde se muestran todas las políticas enviadas anteriormente.
Paso 2: Cree su mensaje de política
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En la esquina superior derecha, seleccione Nueva política. Se abrirá el editor de políticas.
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Rellene los campos obligatorios para crear su mensaje para los usuarios:
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Título: Escriba un título claro y conciso para captar la atención de sus usuarios.
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Enlace: Inserte el enlace al documento de política. Asegúrese de que todos los usuarios destinatarios tengan permiso para acceder a este enlace.
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Mensaje: Escriba un mensaje breve para explicar de qué trata la política y qué deben hacer los usuarios. Puede utilizar el texto de marcador de posición como punto de partida.
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Paso 3: Añadir traducciones (opcional)
Si su organización opera en varios idiomas, puede proporcionar traducciones para su mensaje de política.
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Junto al idioma predeterminado, seleccione el icono + para añadir un nuevo idioma.
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Elija el idioma que desea añadir de la lista.
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Utilice el menú desplegable Idiomas para cambiar entre traducciones y editar el texto de cada idioma.
Paso 4: Defina el público objetivo
De forma predeterminada, una nueva política se envía a todos los usuarios. Puede dirigirla a grupos específicos.
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A la derecha, seleccione la pestaña Público objetivo.
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Seleccione uno o varios grupos de usuarios a los que desea enviar la política.
Paso 5: Envíe o programe su política
Una vez que haya configurado su mensaje y su público, dispone de tres opciones en la parte inferior de la pantalla:
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Guardar como borrador: Seleccione esta opción para guardar su trabajo y volver al Dashboard. Su política se guardará en la pestaña Borradores para editarla más adelante.
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Programar: Seleccione esta opción para enviar la política en una fecha y hora futuras. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá establecer la hora de entrega y confirmar su configuración.
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Enviar ahora: Seleccione esta opción para enviar la política de inmediato. Aparecerá una ventana de confirmación en la que podrá revisar su configuración antes de enviar.
Tras enviar o programar la política, volverá al Dashboard principal.
Qué verán sus usuarios
Es útil saber qué experiencia tendrán sus usuarios cuando reciban una política.
Los usuarios recibirán un mensaje directo de Sofie a través de Microsoft Teams o Slack. Este mensaje mostrará el Título y el Mensaje que configuró anteriormente. Debajo del mensaje, verán dos botones:
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Leer política: Al seleccionar este botón, se abre el enlace al documento de política que proporcionó.
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Confirmar política: Tras leer el documento, el usuario puede seleccionar este botón para confirmar su aceptación. Esta acción se registra automáticamente en la plataforma SoSafe, junto con los datos del usuario y una marca de tiempo.
Esta traducción es automática. Si tienes dudas, consulta la versión en inglés.