Sofie Policy Management

Sofie's Policy Management helpt u beleidsregels uit te rollen, medewerkers te vragen deze te lezen en te bevestigen, en de bijbehorende bevestigingen bij te houden.

Wat Policy Management kan doen

Sofie kan beleidsregels rechtstreeks naar uw gebruikers sturen via Microsoft Teams of Slack. Gebruikers kunnen de beleidsregel lezen en deze vervolgens direct bevestigen via een korte interactie met Sofie. Zodra gebruikers een beleidsregel hebben bevestigd, kunt u een volledig rapport downloaden uit de SoSafe Manager, wat essentieel is voor compliance-audits.

Vereisten

U moet de Sofie-app gekoppeld hebben aan uw MS Teams- of Slack-werkruimte. Als u dit nog niet heeft gedaan, volg dan eerst de instructies in dit artikel: Sofie installation and customization

Uw beleidsregels beheren

Het hoofddashboard is ingedeeld in drie tabbladen waarmee u uw beleidsregels kunt beheren.

• Tabblad Verzonden: Hier ziet u alle beleidsregels die al zijn verzonden. U kunt het bevestigingspercentage bekijken, het bericht voorvertonen of het bericht opnieuw verzenden naar gebruikers die het mogelijk niet hebben ontvangen. U kunt ook een auditrapport van de bevestigingen downloaden:

  1. Selecteer het selectievakje naast een of meer beleidsregels in de lijst.

  2. Selecteer rechts bovenaan de tabel de knop Download audit.

  3. Voor elke geselecteerde beleidsregel wordt een afzonderlijk CSV-bestand met de bevestigingsgegevens gedownload.

• Tabblad Gepland: Dit tabblad toont alle beleidsregels die in de toekomst worden verzonden. U kunt geplande beleidsregels bewerken, voorvertonen of verwijderen.

• Tabblad Concepten: Dit tabblad bevat alle beleidsregels die u als concept heeft opgeslagen. U kunt concepten bewerken, voorvertonen of verwijderen.

Een nieuw beleid aanmaken en verzenden

In dit gedeelte wordt u stap voor stap begeleid bij het aanmaken, configureren en verzenden van een nieuw beleid naar uw gebruikers.

Stap 1: Navigeer naar Policy Management

1. Selecteer in het hoofdnavigatiemenu Sofie.

2. Selecteer Policy Management in het submenu. Hiermee opent u uw hoofddashboard, waarop alle eerder verzonden beleidsregels worden weergegeven.

Stap 2: Stel uw beleidsregel op

1. Selecteer in de rechterbovenhoek New policy. Hiermee opent u de beleidseditor.

2. Vul de verplichte velden in om uw bericht voor de gebruikers aan te maken:

   • Kop: Schrijf een duidelijke en bondige kop om de aandacht van uw gebruikers te trekken.

   • Link: Voeg de link naar het beleidsdocument in. Zorg ervoor dat alle beoogde gebruikers toegang hebben tot deze link.

   • Bericht: Schrijf een kort bericht om toe te lichten waar de beleidsregel over gaat en wat u van gebruikers verwacht. U kunt de voorbeeldtekst als uitgangspunt gebruiken.

Stap 3: Vertalingen toevoegen (optioneel)

Als uw organisatie in meerdere talen actief is, kunt u vertalingen opgeven voor uw beleidsregel.

1. Selecteer naast de standaardtaal het +-pictogram om een nieuwe taal toe te voegen.

2. Kies de gewenste taal uit de lijst.

3. Gebruik het vervolgkeuzemenu Languages om te schakelen tussen vertalingen en de tekst voor elke taal te bewerken.

Stap 4: Definieer de doelgroep

Standaard wordt een nieuw beleid naar alle gebruikers verzonden. U kunt het richten op specifieke groepen.

1. Selecteer aan de rechterkant het tabblad Target audience.

2. Selecteer een of meer gebruikersgroepen waarnaar u het beleid wilt verzenden.

Stap 5: Uw beleid verzenden of plannen

Nadat u uw bericht en doelgroep heeft geconfigureerd, heeft u drie opties onderaan het scherm:

• Opslaan als concept: Selecteer dit om uw werk op te slaan en terug te keren naar het dashboard. Uw beleidsregel wordt opgeslagen onder het tabblad Drafts voor later bewerken.

• Plannen: Selecteer dit om het beleid op een toekomstige datum en tijd te verzenden. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u de bezorgtijd kunt instellen en uw instellingen kunt bevestigen.

• Nu verzenden: Selecteer dit om het beleid direct te verzenden. Er verschijnt een bevestigingsvenster waarin u uw instellingen kunt controleren voordat u verzendt.

Na het verzenden of plannen wordt u teruggeleid naar het hoofddashboard.

Wat uw gebruikers te zien krijgen

Het is nuttig om te weten wat uw gebruikers ervaren wanneer zij een beleidsregel ontvangen.

Gebruikers ontvangen een direct bericht van Sofie via Microsoft Teams of Slack. Dit bericht toont de Kop en het Bericht die u eerder heeft ingesteld. Onder het bericht zien zij twee knoppen:

• Beleid lezen: Als u op deze knop klikt, wordt de link naar het beleidsdocument geopend dat u heeft opgegeven.

• Beleid bevestigen: Nadat de gebruiker het document heeft gelezen, kan hij of zij op deze knop klikken om de bevestiging te registreren. Deze actie wordt automatisch vastgelegd in het SoSafe-platform, samen met de gegevens van de gebruiker en een tijdstempel.