Certains employés peuvent ne pas avoir d'adresse e-mail professionnelle ou ne pas être en mesure de recevoir des e-mails. SoSafe propose une solution permettant à ces employés de participer à votre Formation en ligne grâce à un code d'accès unique.
Qu'est-ce que l'accès par code ?
L'accès par code permet aux employés sans adresse e-mail de s'inscrire et de participer à des campagnes de formation en ligne. Au lieu de s'inscrire avec une adresse e-mail, ces utilisateurs se connectent avec un code partagé et définissent leur propre mot de passe. Chaque utilisateur dispose d'un Compte individuel, même s'ils utilisent le même code pour s'inscrire.
Quand utiliser l'accès par code
Utilisez l'accès par code pour les employés qui :
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N'ont pas d'adresse e-mail professionnelle (par exemple, les employés en usine ou sur le terrain)
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Ont une adresse e-mail mais ne peuvent pas recevoir de messages
Comment les employés reçoivent le code
En tant qu'administrateur, vous êtes responsable de la distribution du code et des instructions aux employés. Transmettez le code via des supports imprimés, des communications internes ou d'autres canaux adaptés.
Comment les employés s'inscrivent avec un code
L'inscription est rapide et simple. Vous pouvez ajouter les instructions suivantes à votre propre communication ou fournir le lien suivant vers des instructions écrites accessibles au public : Comment s'inscrire sur la plateforme de formation en ligne avec un code
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L'employé reçoit le code de votre part.
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Il accède à la page d'inscription.
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Il saisit le code fourni et sélectionne Suivant.
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Il saisit ses données personnelles et sélectionne Register.
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Une fenêtre de dialogue l'accueille sur SoSafe et affiche un mot de passe. Ce mot de passe doit être mémorisé ou conservé en lieu sûr. Sans celui-ci, il ne pourra pas accéder à son Compte et sa progression dans la Formation en ligne sera perdue.
En raison de l'absence d'adresse e-mail associée aux utilisateurs avec code, il est impossible de réinitialiser le mot de passe de quelqu'un. Si un employé perd ou oublie son mot de passe, il devra s'inscrire à nouveau et toute progression sera perdue.
Pré-inscription par l'administrateur
Pour vous assurer que tous les utilisateurs sont inscrits avec des informations spécifiques (telles que le nom ou le lieu), vous pouvez également pré-inscrire les utilisateurs. Distribuez ensuite le code et les mots de passe individuels. Pour ce faire, rendez-vous simplement sur la page d'inscription et effectuez l'inscription de chaque utilisateur avec ses coordonnées. Conservez les mots de passe en lieu sûr et transmettez-les à chaque utilisateur individuellement.
Configuration de l'accès par code dans SoSafe Manager
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Si vous configurez la Formation en ligne vous-même dans le cadre du processus d'intégration en libre-service, vous pouvez spécifier un code lors de l'étape Connexion des employés. Consultez Self-service E-Learning pour plus de détails.
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Dans tous les autres cas, informez votre contact SoSafe que vous souhaitez configurer l'accès par code pour votre Formation en ligne. Vous pouvez fournir un code ou nous laisser gérer cette partie.
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Les codes doivent être
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uniques (ne pas réutiliser entre les campagnes)
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composés de 6 à 10 caractères
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composés uniquement de chiffres et de lettres majuscules
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Rapports et certificats
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Les activités des utilisateurs avec code sont incluses dans Analyse des données et dans les rapports exportés.
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Les utilisateurs ne sont pas tenus de fournir leurs vrais noms lors de l'inscription, la participation peut donc rester anonyme.
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Si un certificat de complétion est requis, le nom de l'utilisateur doit être ajouté à son Profil.
Questions fréquentes
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Question |
Réponse |
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Puis-je utiliser de fausses adresses e-mail pour les utilisateurs avec code afin qu'ils apparaissent dans la Gestion des utilisateurs ? |
Non. Les comptes utilisant des adresses e-mail doivent être activés et nécessitent donc une adresse e-mail réelle capable de recevoir des messages. |
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Que se passe-t-il si un utilisateur avec code oublie son mot de passe ? |
Le mot de passe ne peut pas être réinitialisé. Veillez à ce que les utilisateurs conservent leur mot de passe en lieu sûr. |
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Les utilisateurs avec code perdent-ils leur progression si une nouvelle campagne démarre l'année suivante ? |
Oui, la progression ne peut pas être transférée d'une campagne à l'autre. |
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Puis-je supprimer des utilisateurs avec code ? |
Les utilisateurs avec code apparaissent dans Analytics mais pas dans la Gestion des utilisateurs, ils ne peuvent donc pas être supprimés via le Manager. |
Ressources supplémentaires
Cette traduction est automatisée. En cas de doute, consultez la version anglaise.