La Gestion des politiques de Sofie vous permet de diffuser des politiques, d'inviter les employés à les lire et à les accepter, et de suivre les accusés de réception correspondants.
Fonctionnalités de la Gestion des politiques
Sofie peut envoyer des politiques directement à vos utilisateurs via Microsoft Teams ou Slack. Les utilisateurs peuvent lire la politique, puis l'accepter directement lors d'une interaction rapide avec Sofie. Une fois que les utilisateurs ont accusé réception d'une politique, vous pouvez télécharger un rapport complet depuis le SoSafe Manager, ce qui est indispensable pour les audits de conformité.
Prérequis
L'application Sofie doit être connectée à votre espace de travail MS Teams ou Slack. Si vous ne l'avez pas encore connectée, veuillez d'abord suivre les instructions de cet article : Sofie installation and customization
Comment gérer vos politiques
Le tableau de bord principal est organisé en trois onglets pour vous aider à gérer vos politiques.
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Onglet Envoyées : Vous pouvez ici consulter toutes les politiques déjà envoyées. Vous pouvez afficher le taux d'accusé de réception, prévisualiser le message ou le renvoyer aux utilisateurs qui ne l'auraient pas reçu. Vous pouvez également télécharger un rapport d'audit des accusés de réception :
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Cochez la case située à côté d'une ou plusieurs politiques dans la liste.
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En haut à droite du tableau, sélectionnez le bouton Télécharger l'audit.
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Un fichier CSV distinct contenant les détails des accusés de réception sera téléchargé pour chaque politique sélectionnée.
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Onglet Planifiées : Cet onglet affiche toutes les politiques dont l'envoi est planifié pour une date ultérieure. Vous pouvez choisir de modifier, prévisualiser ou supprimer toute politique planifiée.
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Onglet Brouillons : Cet onglet contient toutes les politiques que vous avez enregistrées en tant que brouillon. Vous pouvez choisir de modifier, prévisualiser ou supprimer tout brouillon.
Comment créer et envoyer une nouvelle politique
Cette section vous guide à travers les étapes de création, de configuration et d'envoi d'une nouvelle politique à vos utilisateurs.
Étape 1 : Accéder à la Gestion des politiques
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Dans le menu de navigation principal, sélectionnez Sofie.
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Sélectionnez Gestion des politiques dans le sous-menu. Cela ouvrira votre tableau de bord principal, affichant toutes les politiques précédemment envoyées.
Étape 2 : Créer votre message de politique
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Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Nouvelle politique. L'éditeur de politique s'ouvre.
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Renseignez les champs obligatoires pour créer votre message à destination des utilisateurs :
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Titre : Rédigez un titre clair et concis pour capter l'attention de vos utilisateurs.
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Lien : Insérez le lien vers le document de politique. Vérifiez que tous les utilisateurs ciblés disposent des autorisations nécessaires pour accéder à ce lien.
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Message : Rédigez un court message pour expliquer l'objet de la politique et ce que vous attendez des utilisateurs. Vous pouvez utiliser le texte d'espace réservé comme point de départ.
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Étape 3 : Ajouter des traductions (facultatif)
Si votre organisation fonctionne en plusieurs langues, vous pouvez fournir des traductions pour votre message de politique.
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À côté de la langue par défaut, sélectionnez l'icône + pour ajouter une nouvelle langue.
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Choisissez la langue que vous souhaitez ajouter dans la liste.
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Utilisez le menu déroulant Languages pour passer d'une traduction à l'autre et modifier le texte pour chaque langue.
Étape 4 : Définir le public cible
Par défaut, une nouvelle politique est envoyée à tous les utilisateurs. Vous pouvez la cibler vers des groupes spécifiques.
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Sur la droite, sélectionnez l'onglet Public cible.
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Sélectionnez un ou plusieurs groupes d'utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer la politique.
Étape 5 : Envoyer ou planifier votre politique
Une fois votre message et votre audience configurés, trois options sont disponibles en bas de l'écran :
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Enregistrer le brouillon : Sélectionnez cette option pour sauvegarder votre travail et revenir au tableau de bord. Votre politique sera enregistrée sous l'onglet Brouillons pour une modification ultérieure.
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Planifier : Sélectionnez cette option pour envoyer la politique à une date et une heure ultérieures. Une fenêtre de dialogue s'affichera pour vous permettre de définir l'heure de livraison et de confirmer vos paramètres.
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Envoyer maintenant : Sélectionnez cette option pour envoyer la politique immédiatement. Une fenêtre de confirmation s'affichera pour vous permettre de vérifier vos paramètres avant l'envoi.
Après l'envoi ou la planification, vous serez redirigé vers le tableau de bord principal.
Ce que verront vos utilisateurs
Il est utile de savoir ce que vos utilisateurs verront lorsqu'ils recevront une politique.
Les utilisateurs recevront un message direct de Sofie via Microsoft Teams ou Slack. Ce message affichera le Titre et le Message que vous avez configurés précédemment. Sous le message, ils verront deux boutons :
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Lire la politique : En sélectionnant ce bouton, l'utilisateur ouvre le lien vers le document de politique que vous avez fourni.
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Accuser réception de la politique : Après avoir lu le document, l'utilisateur peut sélectionner ce bouton pour confirmer son accusé de réception. Cette action est automatiquement enregistrée dans la plateforme SoSafe, avec les coordonnées de l'utilisateur et un horodatage.
Cette traduction est automatisée. En cas de doute, consultez la version anglaise.