E-Learning de autoservicio – Soporte de SoSafe

Configurar su E-Learning por su cuenta es un proceso sencillo de 6 pasos que solo lleva unos minutos. Es una opción adecuada para configuraciones más simples y reducidas.

Cómo configurar su primera campaña de E-Learning

Comencemos. En su Onboarding checklist, seleccione Create your first e-learning campaign y, a continuación, Continue.

Onboarding checklist de SoSafe Manager que muestra Get started, Add user data y Create first Phishing Simulation como completados. El paso Create your first e-learning course aparece expandido con un botón Continue, seguido del paso Ensure email delivery.

1. Detalles del curso

Asigne un nombre al curso y seleccione las fechas de inicio y de finalización. Recomendamos dejar un margen de 2 semanas antes de la fecha de inicio del curso para disponer de tiempo para informar a los empleados sobre el próximo E-Learning.

Además, puede limitar la visibilidad de las lecciones. Esto significa que los participantes solo verán las lecciones cuyo vencimiento esté dentro de los próximos 30, 60 o 90 días. La finalidad de este ajuste es centrar el esfuerzo de los participantes en lo más importante y favorecer una participación continua y sostenible, en lugar de una acumulación puntual de tareas de aprendizaje.

También tiene la opción de activar una evaluación previa al curso. Las evaluaciones previas al curso son comprobaciones breves de conocimientos sobre el contenido de lecciones seleccionadas. Están diseñadas en nuestro sistema para que se puedan omitir lecciones si los participantes completan correctamente la evaluación previa correspondiente.

Este ajuste ofrece varias opciones:

On – for returning learners: Esta opción es adecuada si va a lanzar un segundo curso de E-Learning o un curso de seguimiento en el que se repiten algunas lecciones del curso anterior. Los participantes que ya hayan realizado el curso anterior pueden comprobar sus conocimientos sobre el contenido conocido mediante la evaluación previa al curso y, en su caso, omitir la lección.
On – for all learners: Todos los participantes tienen la oportunidad de completar la evaluación previa al curso para omitir directamente las lecciones si ya poseen los conocimientos correspondientes.
Off: No se mostrará ninguna evaluación previa al curso y todos los participantes pasarán directamente a la lección.

Self-Service E-Learning Limit lesson visibility.png

2. Audiencia

El curso puede incluir a todos los usuarios o solo a los grupos de usuarios que usted elija. En ambos casos, esta pantalla le mostrará cuántos empleados formarán parte del curso. Seleccione Save changes para continuar.

Panel Select user groups abierto sobre el paso Audience, con Select all marcado y los grupos Finance, IT, Operations y Sales seleccionados, con un total de 4 grupos de usuarios y 30 usuarios.

3. Asignación de lecciones

De forma predeterminada, aquí se incluyen todas las lecciones de su paquete, en el orden que recomendamos. Puede previsualizar las lecciones seleccionando View. También puede eliminarlas seleccionando ╳ y, a continuación, Remove.

Según la lista de lecciones que elija, la plataforma determinará las rutas de aprendizaje de todos los participantes del curso. Esto significa que las lecciones se desbloquearán a lo largo del tiempo con los plazos correspondientes, con el fin de fomentar una participación continua y un aprendizaje sostenible.

Paso Lesson assignment de Testcourse con una lista de 14 lecciones obligatorias, entre ellas Being safe on the go y Mobile work devices at risk. A la derecha, la opción Survey based lessons está activada con una lección: Security when working from home.

Para añadir más lecciones, seleccione Add lesson. Se abrirá una nueva ventana de diálogo con acceso a la biblioteca completa. Puede utilizar los filtros de categoría de la izquierda y el botón Preview para identificar qué lecciones se adaptan mejor a su organización. Cuando esté conforme con su selección, seleccione Apply y las nuevas lecciones se añadirán al final de la lista.

Ventana de diálogo de la biblioteca de lecciones con filtros de categoría a la izquierda, entre ellos Email Security y Mobile Security, y una cuadrícula de tarjetas de lecciones con botones Preview, como Fraudulent emails y Detecting phishing emails. El pie de página muestra 14 lecciones seleccionadas, con los botones Cancel y Apply.

4. Notificación por correo electrónico

Las campañas incluyen distintos tipos de correos electrónicos que se pueden enviar de forma automática. Puede previsualizarlos o enviar una versión de prueba a su propia dirección de correo electrónico. Utilice los interruptores situados junto a cada tipo para activarlos o desactivarlos.

Paso Email notification con interruptores para Invitation Email, 7-Day Reminder, Due Soon Reminders y Overdue Reminders activados, y New module reminder desactivado. Cada tarjeta tiene los botones Preview y Send test mail.

5. Método de generación de informes

Este ajuste determina cómo se almacenan y se notifican los datos de los participantes.

Individual reporting (recommended): Permite realizar un seguimiento del registro individual de cada empleado y de la finalización de las lecciones.
Anonymous reporting: Registra la participación global sin almacenar nombres ni datos de los empleados.

Esta opción tiene implicaciones para la protección de datos.

Paso Reporting method con Individual seleccionado como opción recomendada, que indica que se registran el alta de los empleados y la finalización de las lecciones, junto a la opción Anonymous para registrar la finalización sin guardar identidades.

6. Inicio de sesión de los empleados

De forma predeterminada, los empleados utilizarán su dirección de correo electrónico para iniciar sesión (mediante SSO o con una contraseña específica de SoSafe). También puede habilitar el acceso al curso mediante un código que usted defina. Es una solución adecuada para empleados que no disponen de una dirección de correo electrónico propia. Consulte https://support.sosafe.de/ADOC/access-code-users para obtener más información.

Paso de configuración del inicio de sesión de los empleados que pregunta si se desea configurar un código de acceso para empleados sin dirección de correo electrónico, con los botones Yes y No y una nota que indica que el código permite a los empleados iniciar sesión sin correo electrónico.

7. Revisión y lanzamiento

En la pantalla final se muestra un resumen de todos los ajustes que acaba de configurar. Puede modificarlos seleccionando el icono de lápiz o volver a los pasos anteriores con el botón de retroceso. Si está conforme con la configuración, seleccione Launch course. Congrats!

Pantalla de revisión Course Overview con la lista de pasos de configuración completados, cada uno con un icono de lápiz para editar: Course details, Audience, Lesson assignment, Communication emails, Reporting method y Login. En la esquina inferior derecha aparece el botón Launch course.

Edición de su E-Learning

Modificar su E-Learning es tan sencillo como configurarlo. Para ello, vaya a Onboarding checklist, seleccione Create your first e-learning course y, a continuación, Details. Se mostrará un resumen de la configuración actual. Para realizar cambios, seleccione el botón con el icono de lápiz situado junto a cualquiera de los pasos completados. Para confirmar, vuelva al resumen y seleccione Update course.

Los cambios solo se aplican cuando selecciona Update course en la parte inferior derecha del resumen.

Pantalla Course Overview de un curso programado existente, con la misma lista de pasos completados y los iconos de lápiz para editar. Un consejo indica que los cambios no se guardan hasta que se selecciona Update course, y el botón Update course de la esquina inferior derecha aparece resaltado.

Detalles completos de la ruta de aprendizaje

Haga clic para expandir

Cómo funciona la ruta de aprendizaje

Cuando se lanza una campaña de E-Learning, los participantes siguen una ruta de aprendizaje. Esta ruta programa los módulos obligatorios a lo largo del tiempo, de modo que la formación se distribuya y no venza toda a la vez.

1. Cronograma de la campaña frente a ruta de aprendizaje

La fecha de inicio de la campaña es el momento en que los empleados reciben acceso y, si se utiliza el inicio de sesión con correo electrónico, se envía el correo de invitación.
La fecha de finalización de la campaña es el plazo final en el que deben completarse los módulos obligatorios.
Dentro de ese periodo de la campaña, SoSafe asigna automáticamente fechas de vencimiento a los módulos obligatorios como parte de la ruta de aprendizaje (salvo que se haya establecido un plazo manual).

2. Cómo se establecen las fechas de vencimiento de los módulos obligatorios

Si un administrador no establece un plazo manual para un módulo obligatorio, el sistema genera automáticamente las fechas de vencimiento según la lógica de la ruta de aprendizaje.

Solo los módulos obligatorios reciben fechas de vencimiento automáticas.
Los módulos obligatorios sin plazo manual reciben una fecha de vencimiento calculada automáticamente.
Los módulos opcionales (no obligatorios) no reciben fecha de vencimiento, salvo que se establezca una manualmente.

3. Cómo se calculan las fechas de vencimiento automáticas

Para cada participante, el sistema realiza lo siguiente:

Determina el periodo de formación efectivo
Este periodo es uno de los siguientes:
- la duración completa de la campaña (por ejemplo, 12 meses), o bien
- en el caso de los participantes que comienzan más tarde, el tiempo restante desde su fecha de acceso hasta la fecha de finalización de la campaña (el que sea más corto).
Cuenta los módulos obligatorios que necesitan una fecha de vencimiento
- Se excluyen los módulos obligatorios con un plazo establecido manualmente.
- Solo se planifican automáticamente los módulos obligatorios sin plazo.
Distribuye los módulos obligatorios de forma uniforme a lo largo del tiempo
- Los módulos se programan en periodos de aproximadamente 28 días.
- Siempre que es posible, el sistema procura asignar al menos dos módulos obligatorios por periodo de 28 días.
- Si el número total de módulos obligatorios no se puede repartir de forma uniforme (por ejemplo, muchos módulos en una campaña corta), es posible que se coloquen módulos adicionales hacia el final de la campaña.
Aplica reglas de límites
- Si una fecha de vencimiento calculada fuera posterior a la fecha de finalización de la campaña, se limita a dicha fecha de finalización.
- Los plazos manuales nunca se modifican y siempre tienen prioridad.

4. Orden y visibilidad en la ruta de aprendizaje

Los módulos obligatorios se ordenan cronológicamente por fecha de vencimiento.
Los módulos con plazos manuales aparecen en sus posiciones fijas en la línea de tiempo.
Los módulos obligatorios con fecha automática ocupan los espacios que quedan entre esos plazos fijos.
Los módulos sin fecha de vencimiento (normalmente los módulos opcionales) aparecen al final de la ruta de aprendizaje sin fecha.

5. Qué ocurre cuando cambia la campaña

Si se actualiza la configuración de la campaña (por ejemplo, si se añaden o se eliminan módulos o si cambia el carácter obligatorio de alguno), la ruta de aprendizaje puede recalcularse:

Los módulos completados permanecen como completados.
Las fechas de vencimiento pasadas no se modifican.
Los módulos obligatorios con fechas de vencimiento futuras o sin fecha de vencimiento se redistribuyen en el tiempo restante de la campaña con la misma lógica de 28 días.
Los plazos manuales siempre prevalecen sobre los cálculos automáticos.

El recálculo puede realizarse de forma automática (por ejemplo, durante la noche). Los alumnos verán los módulos próximos actualizados la siguiente vez que inicien sesión.

← Volver a la vista general de Onboarding → Ir a Phishing Report Button

Esta traducción es automática. Si tienes dudas, consulta la versión en inglés.