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Carga manual de User data de autoservicio

Actualización

Si prefiere no utilizar una integración HRIS para gestionar sus datos de usuario, puede añadir los datos de usuario manualmente o mediante una hoja de cálculo de Excel. En el Dashboard de incorporación, seleccione Upload user list, seguido de Continue. A continuación, dispondrá de 2 opciones.

Importación mediante Excel

  1. Seleccione Import user data.

    Página Users de SoSafe en User management, con los botones Import user data y Add user manually junto a la opción recomendada Go to user provisioning, sobre una tabla de usuarios vacía.

  2. Seleccione Add and update, seguido de Confirm.

    Asistente de importación de User data de SoSafe, paso 1 de 7, Select action, con Add and update seleccionado en lugar de Delete. Los nuevos usuarios serán añadidos y los registros existentes actualizados, con el botón Confirm en la parte inferior.

  3. Descargue nuestra plantilla de Excel y rellene los datos de usuario. Utilizar la plantilla de Excel es la forma más sencilla, ya que las columnas requeridas se corresponden exactamente con nuestro sistema.

    Asistente de importación de User data de SoSafe, paso 2, File upload, con un botón Download template sobre el área Upload file. Una advertencia indica que los campos vacíos eliminan los atributos existentes y que los registros sin idioma utilizan el alemán por defecto.

Nota: Tenga en cuenta que el archivo Excel debe estar completo. Los campos vacíos, como un nombre que falte, se consideran un error. Enterprise: Si contrató la opción Enterprise, puede añadir dos columnas adicionales para datos de usuario ampliados.

  1. Cargue el archivo Excel completo mediante arrastrar y soltar.

  2. Seleccione un encabezado del archivo Excel (la primera fila suele ser correcta y, por tanto, está seleccionada por defecto). El encabezado es la base para la asignación de atributos en el paso siguiente. Seleccione Confirm para continuar.

    Asistente de importación de User data de SoSafe, paso 3, Select a header, con la fila 1 marcada sobre datos de muestra. Las columnas incluyen ID, Gender, Academic degree, nombre, correo electrónico, idioma y campos de grupo de usuarios, y el archivo cargado marcado como upload complete.

  3. En el área siguiente, los atributos de User data definidos se asignan a las columnas del archivo Excel. Al utilizar nuestra plantilla de Excel, el sistema lo realiza automáticamente. A la izquierda se encuentran los campos/atributos requeridos y a la derecha la correspondencia con el archivo Excel.

    Asistente de importación de User data de SoSafe, paso de asignación de atributos, que muestra First name, Last name y Forma de tratamiento asignados a las columnas de Excel First name, Last name y Gender, cada uno marcado como Mapping was successful.
    El mismo paso de asignación de atributos, con el menú desplegable del campo Email abierto para reasignarlo a una columna de Excel diferente, y los campos Language y User group listados a continuación.

    Nota: Los atributos marcados con un asterisco (*) son obligatorios. Solo si estos campos están rellenos podrá guardar la configuración y continuar.
    Enterprise: En la parte inferior de la página encontrará una lista de las columnas de Excel que no pudieron asignarse automáticamente y que, por tanto, no pudieron vincularse a los atributos. Aquí tiene la opción de añadir datos de usuario ampliados.

  4. Corrección de errores

    1. No se encontraron errores: Puede pasar al paso siguiente.

    2. Se encontraron errores: Cuando se detectan errores, se le solicitará que corrija o elimine los datos de usuario incorrectos. Puede corregir los errores de forma individual o todos a la vez:
      Eliminar registro: El registro se elimina completamente de la base de datos (papelera roja).
      Editar registro: El error se resalta visualmente y puede editarse y corregirse fácilmente (lápiz azul).

      Asistente de importación de User data de SoSafe, paso 5, Fixing errors, con un botón Fix all errors y una tabla de registros con errores. Una fila está resaltada mostrando un tooltip que indica que User group es un campo obligatorio, junto a iconos de edición y eliminación.

Los errores más comunes son:

  • Duplicados

  • Dominio desconocido

  • Campo vacío

  • Diéresis o espacios en las direcciones de correo electrónico

  • Forma de tratamiento o título académico desconocido (en este caso, se recomienda verificar si el nombre está disponible en el menú desplegable del campo correspondiente).

  • Declaración inválida como Dirección colectiva (tenga en cuenta que para las direcciones colectivas los primeros cuatro campos (forma de tratamiento, título académico, nombre y apellido) deben estar vacíos)

Puede encontrar más información aquí: User management: Troubleshooting

  1. Asignación de grupos de usuarios:

  • Cuando todos los grupos de usuarios se hayan cargado y asignado correctamente, puede continuar directamente con el paso siguiente.

  • Esto no es posible si los usuarios no están asignados a ningún grupo de usuarios o si el grupo de usuarios asignado es demasiado pequeño. Para continuar, dispone de las siguientes opciones:

    • Crear un nuevo grupo de usuarios: Todos los registros sin asignar pueden transferirse a un nuevo grupo de usuarios (mínimo 5 personas).

    • Añadir a un grupo de usuarios existente: Los usuarios se asignan de forma colectiva a un grupo de usuarios existente.

    • Omitir: Si el grupo de usuarios es demasiado pequeño, los registros de datos no se tendrán en cuenta en Analytics. Sin embargo, la carga es posible, así como la edición manual y la asignación de grupos en la sección User Management.

    • Edite el archivo Excel original para que todos los usuarios estén asignados a un grupo de usuarios que incluya al menos 5 personas.

  1. Al final se muestra un resumen de los datos de usuario y grupos de usuarios añadidos recientemente.

Asistente de importación de User data de SoSafe, paso 7, Summary, con un banner verde que confirma que todos los pasos se han completado. Se enumeran los registros de usuario ya presentes frente a los recargados, y los grupos de usuarios actualizados frente a los recargados, sobre el botón Confirm.

  1. Tras la confirmación final, los registros de datos se importan.

Diálogo de confirmación que pregunta si realmente desea importar estos registros, superpuesto sobre el resumen de importación, con los botones Close e Import.

Añadir usuarios manualmente

  1. Seleccione Add user manually.

    Página Users de SoSafe en User management, con los botones Import user data y Add user manually junto a la opción recomendada Go to user provisioning, sobre una tabla de usuarios vacía.

  2. Introduzca aquí todos los datos del usuario. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo. Cree el usuario seleccionando Save.

    Página Create user de SoSafe con campos para Forma de tratamiento, título académico, apellido y nombre, idioma, grupo de usuarios, correo electrónico y tipo configurado como dirección individual. A continuación se muestran las opciones de activación y una nota indicando que los datos ampliados requieren el plan Enterprise.

Actualización de datos de usuario

Si desea actualizar registros de usuario existentes (por ejemplo, cambiar apellidos o direcciones de correo electrónico), le recomendamos el siguiente procedimiento:

  1. Exporte los datos de usuario actuales para obtener los registros de datos más recientes, incluido el SoSafe ID.

    Página User Management de SoSafe con la sección Export user data resaltada, mostrando un botón Export para descargar los datos de usuario como archivo Excel, junto a un botón Import user data en la esquina superior derecha.

    Puede encontrar más información sobre el SoSafe ID aquí: User management: what is the SoSafe ID?

  2. Edite los datos de usuario directamente en el archivo Excel.

  3. Acceda a User Management e importe el nuevo archivo Excel tal como se describe en la sección I anterior.

  4. En el paso final recibirá un resumen de los datos de usuario y grupos de usuarios ya existentes y/o añadidos recientemente.

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Esta traducción es automática. Si tienes dudas, consulta la versión en inglés.

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