Overslaan en naar hoofdcontent gaan
We hebben onze nieuwe kennisbank gelanceerd! Lees de aankondiging →

User management: gebruikersgegevens toevoegen en bijwerken

Bijgewerkt

U kunt Add and update gebruiken onder User management / Users voor:

  1. de initiële Excel-import van de gebruikersgegevens vóór de go-live

  2. voor het bijwerken van de gebruikersgegevens tijdens de lopende training

Initiële Excel-import van de gebruikersgegevens

Volg de onderstaande stappen om de gebruikerslijst te uploaden:

  1. Navigeer naar User Management / Users in de SoSafe Manager.

  2. Selecteer Add user data, gevolgd door Import user data.

    SoSafe Manager Users-pagina onder User management, met het menu Add user data geopend en Import user data gemarkeerd. De tabel hieronder toont kolommen voor ID, aanhef, academische titel, voornaam, achternaam en e-mail.

  3. Selecteer Add and update.

    SoSafe Manager importwizard op de stap Pick action, met Add and update geselecteerd boven de optie Delete. De stappen bovenaan lopen van Pick action via File upload, Select a header, Map user data, Fixing errors tot Assign user groups.

  4. Download onze Excel-sjabloon en vul de gebruikersgegevens in. Het gebruik van de Excel-sjabloon is de eenvoudigste methode, omdat de vereiste kolommen exact overeenkomen met ons systeem.

Opmerking: houd er rekening mee dat het Excel-bestand volledig moet zijn. Lege velden, zoals een ontbrekende naam, worden als een fout beschouwd. Enterprise: als u de Enterprise-optie hebt geboekt, kunt u twee extra kolommen toevoegen voor uitgebreide gebruikersgegevens.
SoSafe Manager importwizard op de stap File upload, met een knop Download Excel template en een waarschuwing dat niet-gekoppelde velden worden verwijderd. Daaronder bevindt zich een drag-and-dropzone voor het uploaden van het ingevulde Excel-bestand.

  1. Upload het volledige Excel-bestand via drag & drop of selecteer de grote uploadzone om een bestand te kiezen. Ga verder door Opslaan en doorgaan te selecteren.

  2. Selecteer een koptekst uit het Excel-bestand (de eerste rij is doorgaans correct en daarom standaard geselecteerd). De koptekst vormt de basis voor de attribuuttoewijzing in de volgende stap. Ga verder door Opslaan en doorgaan te selecteren.

    SoSafe Manager importwizard op de stap Select a header, met de eerste rij van het geüploade bestand geselecteerd als kolomkoptekst. De voorbeeldtabel hieronder toont voorbeeldrijen met kolommen zoals geslacht, naam, e-mail en gebruikersgroep.

  3. In het volgende gedeelte worden de gedefinieerde gebruikersgegevensattributen toegewezen aan de kolommen van het Excel-bestand. Wanneer u onze Excel-sjabloon gebruikt, wordt dit automatisch door ons systeem gedaan. Aan de linkerkant vindt u de vereiste velden/attributen, aan de rechterkant de overeenkomst met het Excel-bestand.

    SoSafe Manager importwizard op de stap Map user data, met de attributen First name, Last name, Aanhef en Email die elk zijn gekoppeld aan een kolom uit het Excel-bestand, met een bevestiging Mapping was successful voor elk.

Opmerking: Attributen gemarkeerd met een ster (*) zijn verplicht. Alleen als deze velden zijn ingevuld, kunt u de instelling opslaan en verdergaan.

Enterprise-klanten: Onderaan de pagina vindt u een lijst met Excel-kolommen die niet automatisch konden worden gekoppeld en daarom niet aan de attributen konden worden toegewezen. Hier hebt u de mogelijkheid om uitgebreide gebruikersgegevens toe te voegen.

  1. Fouten herstellen

    • Geen fouten gevonden: U kunt doorgaan naar de volgende stap.

    • Fouten gevonden: Wanneer er fouten worden gevonden, wordt u gevraagd onjuiste gebruikersgegevens te corrigeren of te verwijderen. U kunt de fouten afzonderlijk of allemaal tegelijk corrigeren:

      • Record verwijderen: Het record wordt volledig verwijderd uit de database (rode prullenbak).

    • Record bewerken: De fout wordt visueel gemarkeerd en kan eenvoudig worden bewerkt en gecorrigeerd (blauwe pen).

      SoSafe Manager stap Fixing errors, met een lijst van foutieve gebruikersrecords en een tooltip met de melding Email already belongs to an existing user. Elke rij heeft bewerkings- en verwijderopties, met een knop Fix all errors boven de tabel.

    • Als u Fix all errors selecteert, wordt u automatisch door alle gegevenssets geleid die moeten worden gecorrigeerd.

      Paneel Enter data uit de stroom Fix all errors, voor het bewerken van één gebruikersrecord met het veld Email rood omlijnd en gemarkeerd als Incorrect format. Velden hierboven zijn Type, Aanhef en First name.

Veelvoorkomende fouten zijn:

  • Duplicaten

  • Onbekend domein

  • Leeg veld

  • Umlauten of spaties in de e-mailadressen

  • Onbekende aanhef of academische titel (vergelijk in dat geval of de naam beschikbaar is in de keuzelijst van het betreffende veld).

  • Ongeldige aanduiding als groepsadres (houd er rekening mee dat voor groepsadressen de eerste vier velden (aanhef, academische titel, voornaam en achternaam) leeg moeten zijn)

Meer informatie vindt u hier: User management: Troubleshooting

  1. Toewijzing aan gebruikersgroep:

  • Wanneer alle gebruikersgroepen succesvol zijn geüpload en toegewezen, kunt u direct doorgaan naar de volgende stap.

  • Dit is niet mogelijk als gebruikers niet zijn toegewezen aan een gebruikersgroep of als de toegewezen gebruikersgroep te klein is. Om door te gaan, hebt u de volgende opties:

    • Een nieuwe gebruikersgroep aanmaken: Alle niet-toegewezen records kunnen worden overgebracht naar een nieuwe gebruikersgroep (minimaal 5 personen).

    • Toevoegen aan bestaande gebruikersgroep: De gebruikers worden gezamenlijk toegewezen aan een bestaande gebruikersgroep.

    • Overslaan: Als de gebruikersgroep te klein is, worden de gegevensrecords niet meegenomen in de Analytics. De upload is echter wel mogelijk, evenals het handmatig bewerken en de groepstoewijzing in de sectie User Management.

    • Bewerk het originele Excel-bestand zodat alle gebruikers zijn toegewezen aan een gebruikersgroep met minimaal 5 personen.

      SoSafe Manager stap User group assignment, met een rode banner die waarschuwt dat drie gebruikersgroepen te klein zijn. Daaronder staan opties om samen te voegen in een New user group of een Existing user group, plus een knop Skip.

  1. Aan het einde is er een samenvatting van nieuw toegevoegde gebruikersgegevens en gebruikersgroepen.

    SoSafe Manager stap User data summary, met een kaart User data met tien gebruikersrecords die opnieuw moeten worden geüpload en een kaart User groups zonder beïnvloede groepen, boven een knop Finish.

  2. Na de definitieve bevestiging worden de gegevensrecords geïmporteerd.

    Bevestigingsdialoogvenster met de vraag of u deze records echt wilt importeren, met de knoppen Close en Import.

Gebruikersgegevens bijwerken

Als u bestaande gebruikersrecords wilt bijwerken (bijv. achternamen of e-mailadressen wijzigen), raden wij de volgende procedure aan:

  1. Exporteer de huidige gebruikersgegevens om de meest recente records inclusief de SoSafe ID te ontvangen. Meer informatie over de SoSafe ID vindt u hier: User management: what is the SoSafe ID?

    SoSafe Manager Users-pagina met de knop Export user list gemarkeerd in de rechterbovenhoek, boven een tabel met kolommen voor ID, aanhef, academische titel, voornaam, achternaam, e-mail en gebruikersgroep.

  2. Bewerk de gebruikersgegevens rechtstreeks in het Excel-bestand.

  3. Start User Management en importeer het nieuwe Excel-bestand zoals beschreven in sectie I hierboven.

  4. In de laatste stap ontvangt u een overzicht van al bestaande en/of nieuw toegevoegde gebruikersgegevens en gebruikersgroepen.

Deze vertaling is geautomatiseerd. Bekijk bij twijfel de Engelse versie.

Verwante artikelen