Configurer votre Formation en ligne vous-même est un processus simple en 6 étapes qui ne prend que quelques minutes. C'est une excellente option pour les configurations plus simples et plus légères.
Comment configurer votre première campagne de formation en ligne
Commençons ! Dans votre liste des tâches d'intégration, sélectionnez Créer votre première campagne de formation en ligne, puis Continuer.
1. Détails du cours
Donnez un nom à votre cours et sélectionnez la date de début et la date de fin. Nous recommandons une fenêtre de 2 semaines avant la date de début du cours afin de vous laisser le temps de communiquer aux employés la formation en ligne à venir.
Vous pouvez également limiter la visibilité des leçons. Cela signifie que les apprenants ne verront que les leçons dont l'échéance se situe dans les 90 prochains jours. L'objectif de ce paramètre est de concentrer les efforts des apprenants sur ce qui est le plus important et de favoriser un engagement continu et durable plutôt qu'une seule session d'apprentissage intensive.
Vous avez également la possibilité d'activer une évaluation pré-cours. Les évaluations pré-cours sont de courts contrôles de connaissances portant sur le contenu des leçons sélectionnées. Elles sont conçues dans notre système pour permettre aux apprenants de passer une leçon s'ils réussissent l'évaluation pré-cours correspondante.
Plusieurs options sont disponibles pour ce paramètre :
- Activé – pour les apprenants récurrents : Cette option convient si vous lancez un deuxième cours de formation en ligne ou un cours de suivi, et que certaines leçons du cours précédent sont répétées. Les apprenants ayant déjà participé au cours précédent peuvent tester leurs connaissances existantes sur le contenu familier via l'évaluation pré-cours et passer la leçon le cas échéant.
- Activé – pour tous les apprenants : Tous les apprenants ont la possibilité de réaliser l'évaluation pré-cours à l'avance afin de passer directement des leçons s'ils disposent des connaissances préalables requises.
- Désactivé : Aucune évaluation pré-cours ne sera présentée, et tous les apprenants accèdent directement à la leçon.
2. Public cible
Le cours peut inclure soit tous les utilisateurs, soit uniquement les groupes d'utilisateurs de votre choix. Dans tous les cas, cet écran vous indique combien d'employés feront partie du cours. Sélectionnez Enregistrer les modifications pour continuer.
3. Attribution des leçons
Par défaut, toutes les leçons de votre pack sont incluses ici, dans l'ordre recommandé. Vous pouvez prévisualiser les leçons en sélectionnant Afficher. Vous pouvez également les supprimer en sélectionnant ╳ puis Supprimer.
Sur la base de la liste de leçons que vous choisissez, la plateforme détermine les Parcours d'apprentissage pour tous les participants au cours. Cela signifie que les leçons se débloquent progressivement avec des échéances correspondantes, afin d'encourager un engagement continu et un apprentissage durable.
Pour ajouter d'autres leçons, sélectionnez Ajouter une leçon. Une nouvelle fenêtre de dialogue s'ouvre, vous donnant accès à la bibliothèque complète. Vous pouvez utiliser les filtres de catégorie sur la gauche et le bouton Aperçu pour identifier les leçons les mieux adaptées à votre organisation. Une fois votre sélection effectuée, sélectionnez Appliquer ; les nouvelles leçons seront ajoutées en bas de la liste.
4. Notification par e-mail
Les campagnes comprennent différents types d'e-mails qui peuvent être envoyés automatiquement. Vous pouvez les prévisualiser ou envoyer une version de test à votre propre adresse e-mail. Utilisez les boutons à bascule situés à côté de chaque type pour les activer ou les désactiver.
5. Méthode de rapport
Ce paramètre détermine la manière dont les données des apprenants sont stockées et rapportées.
- Signalement individuel (recommandé) : Suivez les inscriptions individuelles des employés et la progression des leçons.
- Signalement anonyme : Suit la participation globale sans stocker les noms ou les données des employés.
Cette option a des implications en matière de Confidentialité des données.
6. Connexion des employés
Par défaut, les employés utilisent leur adresse e-mail pour se connecter (soit via SSO, soit à l'aide d'un mot de passe spécifique à SoSafe). Vous pouvez également activer l'accès au cours à l'aide d'un code que vous pouvez définir. C'est une solution adaptée aux employés ne disposant pas d'une adresse e-mail dédiée. Consultez https://support.sosafe.de/ADOC/access-code-users pour plus de détails.
7. Vérification et lancement
Sur l'écran final, vous verrez une vue d'ensemble de tous les paramètres que vous venez de définir. Vous pouvez modifier ces paramètres en sélectionnant l'icône en forme de crayon ou en sélectionnant Précédent pour revenir aux étapes précédentes. Si les paramètres vous conviennent, sélectionnez Lancer le cours. Félicitations !
Modifier votre Formation en ligne
Modifier votre Formation en ligne est aussi simple que de la configurer. Pour ce faire, accédez à la Liste des tâches d'intégration, sélectionnez Créer votre première campagne de formation en ligne, puis Détails. Une vue d'ensemble de vos paramètres existants s'affiche. Pour apporter des modifications, sélectionnez simplement le bouton en forme de crayon à côté de l'une des étapes effectuées. Confirmez en revenant à la vue d'ensemble et en sélectionnant Mettre à jour le cours.
Les modifications ne sont appliquées qu'une fois que vous avez sélectionné Mettre à jour le cours en bas à droite de la vue d'ensemble.
Détails complets du Parcours d'apprentissage
Cliquer pour développer
Fonctionnement du Parcours d'apprentissage
Lorsque vous lancez une campagne de formation en ligne, les apprenants sont guidés à travers un Parcours d'apprentissage. Ce Parcours d'apprentissage planifie les modules obligatoires dans le temps, afin que la formation soit répartie plutôt que d'être due en une seule fois.
1. Chronologie de la campagne et Parcours d'apprentissage
- La date de début de la campagne correspond au moment où les employés reçoivent l'accès et (si la connexion par e-mail est utilisée) où l'e-mail d'invitation est envoyé.
- La date de fin de la campagne est l'échéance finale avant laquelle les modules obligatoires doivent être complétés.
- Au cours de cette période de campagne, SoSafe attribue automatiquement des échéances aux modules obligatoires dans le cadre du Parcours d'apprentissage (sauf si une échéance manuelle est définie).
2. Définition des échéances pour les modules obligatoires
Si un administrateur ne définit pas d'échéance manuelle pour un module obligatoire, le système génère automatiquement des échéances selon la logique du Parcours d'apprentissage.
- Seuls les modules obligatoires reçoivent des échéances automatiques.
- Les modules obligatoires sans échéance manuelle se voient attribuer une échéance calculée automatiquement.
- Les modules optionnels (non obligatoires) ne reçoivent pas d'échéance à moins qu'une échéance ne soit définie manuellement.
3. Calcul des échéances automatiques
Pour chaque apprenant, le système :
-
Détermine la période de formation effective
Il s'agit de l'une des périodes suivantes :- la durée totale de la campagne (par exemple, 12 mois), ou
- pour les apprenants qui commencent plus tard, le temps restant entre leur date d'accès et la date de fin de la campagne (la période la plus courte étant retenue).
-
Compte les modules obligatoires nécessitant une échéance
- Les modules obligatoires ayant une échéance définie manuellement sont exclus.
- Seuls les modules obligatoires sans échéance sont planifiés automatiquement.
-
Répartit les modules obligatoires uniformément dans le temps
- Les modules sont planifiés par périodes d'environ 28 jours.
- Dans la mesure du possible, le système vise au moins deux modules obligatoires par période de 28 jours.
- Si le nombre total de modules obligatoires ne se divise pas de façon uniforme (par exemple, un grand nombre de modules pour une campagne courte), des modules supplémentaires peuvent être placés vers la fin de la campagne.
-
Applique des règles limites
- Si une échéance calculée dépasse la date de fin de la campagne, elle est plafonnée à cette date de fin.
- Les échéances manuelles ne sont jamais modifiées et ont toujours la priorité.
4. Ordre et visibilité dans le Parcours d'apprentissage
- Les modules obligatoires sont classés chronologiquement par date d'échéance.
- Les modules avec des échéances manuelles apparaissent à leurs positions fixes dans la Chronologie.
- Les modules obligatoires avec des échéances automatiques occupent les espaces disponibles autour de ces échéances fixes.
- Les modules sans échéance (généralement les modules optionnels) apparaissent en fin de Parcours d'apprentissage sans date associée.
5. Que se passe-t-il lorsque la campagne est modifiée
Si la configuration de la campagne est mise à jour (par exemple, des modules sont ajoutés ou supprimés, ou le statut obligatoire change), le Parcours d'apprentissage peut être recalculé :
- Les modules terminés restent terminés.
- Les dates d'échéance passées restent inchangées.
- Les modules obligatoires dont les dates d'échéance sont futures ou manquantes sont redistribués sur la durée restante de la campagne selon la même logique de 28 jours.
- Les échéances définies manuellement remplacent toujours les calculs automatiques.
Le recalcul peut avoir lieu automatiquement (par exemple, pendant la nuit). Les apprenants verront les modules à venir mis à jour lors de leur prochaine connexion.
Cette traduction est automatisée. En cas de doute, consultez la version anglaise.