Télécharger le fichier de données utilisateurs en libre-service

Si vous préférez ne pas utiliser une intégration HRIS pour gérer vos données utilisateurs, vous pouvez ajouter vos données utilisateurs manuellement ou via un fichier Excel. Dans l'Onboarding Dashboard, sélectionnez Upload user list, puis Continue. Vous aurez alors 2 options.

Importation Excel

1. Sélectionnez Envoyer les données utilisateurs.

   

2. Sélectionnez Add and update, puis Confirm.

   

3. Téléchargez notre modèle Excel et renseignez vos données utilisateurs. L'utilisation du modèle Excel est la méthode la plus simple, car les colonnes requises correspondent exactement à notre système.

   

Remarque : Veuillez noter que le fichier Excel doit être complet. Les champs vides, tels qu'un nom manquant, sont considérés comme des erreurs. Enterprise : Si vous avez souscrit à l'option Enterprise, vous pouvez ajouter deux colonnes supplémentaires pour des données utilisateurs étendues.

4. Importez le fichier Excel complet via glisser-déposer.

5. Sélectionnez un en-tête dans le fichier Excel (la première ligne est généralement correcte et donc sélectionnée par défaut). L'en-tête sert de base pour le mapping des attributs à l'étape suivante. Sélectionnez Confirm pour continuer.

   

6. Dans la zone suivante, les attributs de données utilisateurs définis sont associés aux colonnes du fichier Excel. Lorsque vous utilisez notre modèle Excel, cette opération est effectuée automatiquement par notre système. À gauche se trouvent les champs/attributs requis, à droite la correspondance avec le fichier Excel.

   

   

   Remarque : Les attributs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. Ces champs doivent être renseignés pour pouvoir enregistrer le paramètre et continuer.
   Enterprise : En bas de la page, vous trouverez la liste des colonnes Excel qui n'ont pas pu être associées automatiquement et n'ont donc pas pu être assignées aux attributs. Vous avez ici la possibilité d'ajouter des données utilisateurs étendues.

7. Veuillez corriger les erreurs suivantes :

   1. Aucune erreur détectée : Vous pouvez passer directement à l'étape suivante.

   2. Des erreurs ont été détectées : Lorsque des erreurs sont détectées, vous êtes invité à corriger ou supprimer les données utilisateurs incorrectes. Vous pouvez corriger les erreurs individuellement ou toutes à la fois :
      Supprimer l'enregistrement : L'enregistrement est complètement supprimé de la base de données (corbeille rouge).
      Modifier l'enregistrement : L'erreur est mise en évidence visuellement et peut être facilement modifiée et corrigée (stylo bleu).

      

Les erreurs courantes sont :

• Doublons

• Domaine inconnu

• Champ vide

• Trémas ou espaces dans les adresses e-mail

• Salutation ou diplôme universitaire inconnu (dans ce cas, il est préférable de vérifier si la valeur est disponible dans la liste déroulante du champ correspondant).

• Déclaration invalide en tant que liste de distribution (veuillez noter que pour les listes de distribution, les quatre premiers champs (salutation, diplôme universitaire, prénom et nom) doivent être vides)

Vous trouverez des informations complémentaires ici : Gestion des utilisateurs : Résolution des problèmes

8. Attribution des groupes utilisateur :

• Lorsque tous les groupes utilisateur ont été importés et assignés avec succès, vous pouvez passer directement à l'étape suivante.

• Cela n'est pas possible si des utilisateurs ne sont assignés à aucun groupe utilisateur ou si le groupe utilisateur assigné est trop petit. Pour continuer, vous disposez des options suivantes :

  • Créer un nouveau groupe utilisateur : Tous les enregistrements non assignés peuvent être transférés vers un nouveau groupe utilisateur (au moins 5 personnes).

  • Ajouter à un groupe utilisateur existant : Les utilisateurs sont collectivement assignés à un groupe utilisateur existant.

  • Ignorer : Si le groupe utilisateur est trop petit, les enregistrements ne seront pas pris en compte dans l'Analyse des données. Cependant, l'importation reste possible, tout comme la modification manuelle et l'attribution de groupe dans la section Gestion des utilisateurs.

  • Modifiez le fichier Excel d'origine afin que tous les utilisateurs soient assignés à un groupe utilisateur comprenant au moins 5 personnes.
    

9. À la fin, un récapitulatif des données utilisateurs et des groupes utilisateur nouvellement ajoutés est affiché.

10. Après la confirmation finale, les enregistrements sont importés.

Ajout manuel d'utilisateurs

1. Sélectionnez Ajouter manuellement.

   

2. Saisissez ici toutes les données utilisateur. Les champs obligatoires sont marqués d'une étoile rouge. Créez l'utilisateur en sélectionnant Save.

   

Mise à jour des données utilisateurs

Si vous souhaitez mettre à jour des enregistrements utilisateurs existants (par exemple, modifier des noms de famille ou des adresses e-mail), nous recommandons la procédure suivante :

1. Exportez les données utilisateurs actuelles pour obtenir les enregistrements les plus récents, y compris le SoSafe ID.

   

   Vous trouverez des informations complémentaires sur le SoSafe ID ici : Gestion des utilisateurs : qu'est-ce que le SoSafe ID ?

2. Modifiez les données utilisateurs directement dans le fichier Excel.

3. Accédez à la Gestion des utilisateurs et importez le nouveau fichier Excel comme décrit dans la section I ci-dessus.

4. À la dernière étape, vous obtenez un récapitulatif des données utilisateurs et des groupes utilisateur déjà existants et/ou nouvellement ajoutés.