Formation en ligne en libre-service – SoSafe Support

Configurer votre formation en ligne vous-même est un processus simple en 6 étapes, qui ne prend que quelques minutes. C'est une bonne option pour les configurations plus simples et plus légères.

Comment configurer votre première campagne de formation en ligne

Commençons ! Dans votre liste des tâches d'onboarding, sélectionnez Create your first e-learning campaign puis Continue.

Liste des tâches d'onboarding de SoSafe Manager indiquant que les étapes Commencer, Ajouter les données utilisateurs et Créer la première simulation de phishing sont terminées. L'étape « Créer votre premier cours de formation en ligne » est développée avec un bouton Continuer, suivie de l'étape « Assurer la distribution des e-mails ».

1. Détails du cours

Donnez un nom à votre cours et sélectionnez les dates de début et de fin. Nous recommandons de prévoir un délai de 2 semaines avant la date de début du cours afin de vous laisser le temps d'informer les employés de la formation en ligne à venir.

En outre, vous pouvez limiter la visibilité des leçons. Les apprenants ne verront alors que les leçons à terminer dans les 30, 60 ou 90 jours suivants. Ce paramètre a pour but de concentrer les efforts des apprenants sur les éléments les plus importants et de favoriser un engagement continu et durable, plutôt qu'une session d'apprentissage intensive unique.

Vous avez également la possibilité d'activer une évaluation pré-cours. Les évaluations pré-cours sont de courts contrôles de connaissances portant sur le contenu de leçons sélectionnées. Elles sont conçues dans notre système pour permettre de passer des leçons si les apprenants réussissent l'évaluation pré-cours correspondante.

Plusieurs options sont disponibles pour ce paramètre :

On – for returning learners : cette option convient si vous lancez un deuxième cours de formation en ligne ou un cours de suivi dans lequel certaines leçons du cours précédent sont reprises. Les apprenants ayant déjà participé au cours précédent peuvent tester leurs connaissances du contenu connu via l'évaluation pré-cours et passer la leçon le cas échéant.
On – for all learners : tous les apprenants ont la possibilité de réaliser l'évaluation pré-cours à l'avance afin de passer directement des leçons s'ils possèdent les connaissances préalables pertinentes.
Off : aucune évaluation pré-cours n'est proposée et tous les apprenants accèdent directement à la leçon.

Formation en ligne en libre-service Limiter la visibilité des leçons.png

2. Audience

Le cours peut inclure soit tous les utilisateurs, soit uniquement les groupes utilisateur de votre choix. Dans les deux cas, cet écran vous indique combien d'employés participeront au cours. Sélectionnez Save changes pour continuer.

Panneau de sélection des groupes utilisateur ouvert sur l'étape Audience, avec « Tout sélectionner » coché et les groupes Finance, IT, Operations et Sales tous sélectionnés, pour un total de 4 groupes utilisateur et 30 utilisateurs.

3. Attribution des leçons

Par défaut, toutes les leçons de votre pack sont incluses ici, dans l'ordre que nous recommandons. Vous pouvez prévisualiser les leçons en sélectionnant View. Vous pouvez également les supprimer en sélectionnant ╳ puis Remove.

En fonction de la liste de leçons que vous choisissez, la plateforme détermine des parcours d'apprentissage pour tous les participants au cours. Les leçons se débloquent ainsi progressivement, avec des échéances correspondantes, afin de favoriser un engagement continu et un apprentissage durable.

Étape Attribution des leçons pour Testcourse, avec 14 leçons obligatoires, dont Being safe on the go et Appareils mobiles professionnels à risque. À droite, l'option Leçons basées sur une enquête est activée avec une leçon, Sécurité en télétravail.

Pour ajouter d'autres leçons, sélectionnez Add lesson. Une nouvelle fenêtre de dialogue s'ouvre et vous donne accès à la bibliothèque complète. Vous pouvez utiliser les filtres de catégories à gauche et le bouton Preview pour déterminer quelles leçons conviennent le mieux à votre organisation. Une fois vos choix effectués, sélectionnez Apply ; les nouvelles leçons sont ajoutées en bas de la liste.

Boîte de dialogue Bibliothèque de leçons avec, à gauche, des filtres de catégories, dont Sécurité des e-mails et Sécurité mobile, et une grille de cartes de leçons avec des boutons Aperçu, comme E-mails frauduleux et Détecter les e-mails de phishing. Le pied de page indique 14 leçons sélectionnées, avec les boutons Annuler et Appliquer.

4. Notification par e-mail

Les campagnes comprennent différents types d'e-mails pouvant être envoyés automatiquement. Vous pouvez les prévisualiser ou en envoyer une version de test à votre propre adresse e-mail. Utilisez les interrupteurs situés à côté de chaque type pour les activer ou les désactiver.

Étape Notification par e-mail avec des interrupteurs pour E-mail d'invitation, Rappel de 7 jours, Rappels d'échéance prochaine et Rappels de retard, tous activés, et Rappel de nouveau module désactivé. Chaque carte comporte des boutons Aperçu et Envoyer un e-mail de test.

5. Méthode de rapport

Ce paramètre détermine la manière dont les données des apprenants sont enregistrées et communiquées.

Signalement individuel (recommandé) : suivez les inscriptions individuelles des employés et l'achèvement des leçons.
Signalement anonyme : suit la participation globale sans enregistrer les noms ni les données des employés.

Cette option a des implications en matière de confidentialité des données.

Étape Méthode de rapport avec l'option Individuel sélectionnée comme option recommandée, indiquant qu'elle suit l'inscription des employés et l'achèvement des leçons, à côté de l'option Anonyme permettant de suivre l'achèvement sans enregistrer les identités.

6. Connexion des employés

Par défaut, les employés utilisent leur adresse e-mail pour se connecter (via SSO ou avec un mot de passe propre à SoSafe). Vous pouvez également activer l'accès au cours à l'aide d'un code que vous définissez. Cette solution est adaptée aux employés sans adresse e-mail dédiée. Consultez https://support.sosafe.de/ADOC/access-code-users pour plus de détails.

Étape de configuration de la connexion des employés demandant s'il faut configurer un code d'accès pour les employés sans adresse e-mail, avec des boutons Oui et Non et une note indiquant que le code permet aux employés de se connecter sans e-mail.

7. Vérification et lancement

Sur l'écran final, vous voyez un aperçu de tous les paramètres que vous venez de définir. Vous pouvez modifier ces paramètres en sélectionnant l'icône en forme de crayon ou en sélectionnant Retour pour revenir aux étapes précédentes. Si ces paramètres vous conviennent, sélectionnez Lancer le cours. Félicitations !

Écran de vérification de l'aperçu du cours listant les étapes de configuration terminées, chacune avec une icône crayon de modification : Détails du cours, Audience, Attribution des leçons, E-mails de communication, Méthode de rapport et Connexion. Un bouton Lancer le cours apparaît en bas à droite.

Modifier votre formation en ligne

Modifier votre formation en ligne est tout aussi simple que de la configurer. Pour ce faire, accédez à la liste des tâches d'onboarding, sélectionnez Create your first e-learning course puis Details. Un aperçu de vos paramètres existants s'affiche. Pour effectuer des modifications, sélectionnez simplement le bouton Crayon à côté de l'une des étapes terminées. Confirmez en revenant à l'aperçu et en sélectionnant Mettre à jour le cours.

Les modifications ne sont appliquées qu'une fois que vous avez sélectionné Mettre à jour le cours en bas à droite de l'aperçu.

Écran d'aperçu d'un cours planifié existant, avec la même liste d'étapes terminées et les mêmes icônes crayon de modification. Une astuce indique que les modifications ne sont pas enregistrées tant que Mettre à jour le cours n'est pas sélectionné, et le bouton Mettre à jour le cours en bas à droite est mis en évidence.

Détails complets du parcours d'apprentissage

Cliquez pour développer

Fonctionnement du parcours d'apprentissage

Lorsque vous lancez une campagne de formation en ligne, les apprenants sont guidés à travers un parcours d'apprentissage. Ce parcours d'apprentissage planifie les modules obligatoires dans le temps, de sorte que la formation soit répartie au lieu d'être exigible en une seule fois.

1. Chronologie de la campagne et parcours d'apprentissage

La date de début de la campagne correspond au moment où les employés reçoivent l'accès et où l'e-mail d'invitation est envoyé (si la connexion par e-mail est utilisée).
La date de fin de la campagne est la date limite finale à laquelle les modules obligatoires doivent être terminés.
Au cours de cette période de campagne, SoSafe attribue automatiquement des dates d'échéance aux modules obligatoires dans le cadre du parcours d'apprentissage (sauf si une échéance manuelle est définie).

2. Définition des dates d'échéance des modules obligatoires

Si un administrateur ne définit pas d'échéance manuelle pour un module obligatoire, le système génère automatiquement des dates d'échéance selon la logique du parcours d'apprentissage.

Seuls les modules obligatoires reçoivent des dates d'échéance automatiques.
Les modules obligatoires sans échéance manuelle reçoivent une date d'échéance calculée automatiquement.
Les modules facultatifs (non obligatoires) ne reçoivent pas de date d'échéance, sauf si elle est définie manuellement.

3. Calcul des dates d'échéance automatiques

Pour chaque apprenant, le système :

Détermine la période de formation effective
Il s'agit soit de :
- la durée totale de la campagne (par exemple, 12 mois), ou
- pour les apprenants qui commencent plus tard, la durée restante entre leur date d'accès et la date de fin de la campagne (la plus courte des deux).
Compte les modules obligatoires nécessitant une date d'échéance
- Les modules obligatoires avec une échéance définie manuellement sont exclus.
- Seuls les modules obligatoires sans échéance sont planifiés automatiquement.
Répartit les modules obligatoires de manière uniforme dans le temps
- Les modules sont planifiés par périodes d'environ 28 jours.
- Dans la mesure du possible, le système vise au moins deux modules obligatoires par période de 28 jours.
- Si le nombre total de modules obligatoires ne se répartit pas de façon uniforme (par exemple, de nombreux modules dans une campagne courte), des modules supplémentaires peuvent être placés vers la fin de la campagne.
Applique des règles de limites
- Si une date d'échéance calculée tombait après la date de fin de la campagne, elle est plafonnée à la date de fin de la campagne.
- Les échéances manuelles ne sont jamais modifiées et sont toujours prioritaires.

4. Ordre et visibilité dans le parcours d'apprentissage

Les modules obligatoires sont classés par ordre chronologique selon leur date d'échéance.
Les modules avec échéance manuelle apparaissent à leur position fixe dans la chronologie.
Les modules obligatoires datés automatiquement comblent les espaces autour de ces échéances fixes.
Les modules sans date d'échéance (généralement des modules facultatifs) apparaissent à la fin du parcours d'apprentissage, sans date.

5. Que se passe-t-il lorsque la campagne change

Si la configuration de la campagne est mise à jour (par exemple, des modules sont ajoutés ou supprimés, ou le statut obligatoire change), le parcours d'apprentissage peut être recalculé :

Les modules terminés restent terminés.
Les dates d'échéance dépassées restent inchangées.
Les modules obligatoires dont la date d'échéance est future ou absente sont redistribués sur la durée restante de la campagne, selon la même logique de 28 jours.
Les échéances définies manuellement remplacent toujours les calculs automatiques.

Le recalcul peut s'effectuer automatiquement (par exemple pendant la nuit). Les apprenants verront les modules à venir mis à jour lors de leur prochaine connexion.

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Cette traduction est automatisée. En cas de doute, consultez la version anglaise.