Approvisionnement en libre-service des données utilisateurs

Suivez les étapes ci-dessous pour intégrer votre fournisseur de données utilisateurs (également connu sous le nom de HRIS ou Human Resources Information System) à SoSafe, afin de mettre en place un processus d'approvisionnement utilisateur automatisé. Grâce à cette intégration, vous aurez un accès direct aux données des employés synchronisées, garantissant des informations précises et à jour dans SoSafe.

Prérequis

1. Droits d'administration HRIS
   • Des droits d'administration dans le système HRIS choisi sont requis. Ces privilèges vous permettent d'autoriser SoSafe à synchroniser et à gérer les données utilisateurs de manière sécurisée, garantissant une intégration fluide et sûre.

Configuration de l'intégration HRIS

1. Dans l'Onboarding Dashboard, sélectionnez User provisioning / Approvisionnement utilisateur, puis Continuer.

   

2. Recherchez le fournisseur de données utilisateurs que votre organisation utilise et sélectionnez Connecter.

   

3. Une fenêtre de dialogue pour l'intégration s'ouvrira. La configuration sera basée sur notre prestataire de services d'intégration Kombo, qui vous guidera à travers les étapes nécessaires pour établir une connexion sécurisée entre votre HRIS et SoSafe.
   

   

4. Suivez les instructions de configuration de Kombo. Vous devrez :
   • Examiner et accorder les autorisations requises
   • Vous authentifier avec vos identifiants HRIS
   • Appliquer le filtrage des employés : choisir les employés à synchroniser
   • Finaliser l'intégration
5. Sélectionnez Enregistrer et continuer pour passer à l'étape suivante.

Configuration des attributs utilisateurs et des groupes utilisateur

1. Ici, vous déterminerez quels attributs de données utilisateurs de votre HRIS (à gauche) sont mappés à quels attributs dans SoSafe (à droite). En général, notre configuration automatique par défaut devrait convenir. Toutefois, si nécessaire, vous pouvez modifier manuellement tout mapping souhaité, comme illustré dans la capture d'écran. Sélectionnez Enregistrer et continuer pour continuer.

   

2. Dans cette étape, vous déterminerez comment les groupes utilisateur sont créés. Si vous sélectionnez Groupes par défaut, notre système décidera comment ceux-ci sont créés. Dans le cas d'Entra, par exemple, il utilisera par défaut vos groupes de sécurité. Cela fonctionne bien pour certaines organisations, mais moins pour d'autres, car cela dépend fortement de la façon dont vous utilisez votre système RH. Si un utilisateur est membre de plusieurs groupes de sécurité, par exemple, le système ne peut récupérer que le premier groupe auquel il appartient. De plus, tous les groupes de sécurité sont importés.
   Une valeur par défaut assez sûre est de sélectionner Groupes personnalisés puis de choisir Département.
   Sélectionnez Enregistrer et continuer pour passer à l'étape suivante.

3. Un aperçu rapide de vos paramètres vous sera présenté. Sélectionnez Terminer pour revenir à l'Onboarding Dashboard.

   

    

Gestion de l'intégration

Si vous souhaitez apporter des modifications à votre intégration HRIS ultérieurement, vous pouvez toujours le faire sous Paramètres / Intégrations dans le Manager. Recherchez votre intégration et sélectionnez Modifier. Depuis cet écran, vous pouvez :

• Déconnecter l'intégration : supprimer entièrement la connexion si elle n'est plus nécessaire.
• Réautoriser le workflow HRIS : reconnecter votre HRIS si les autorisations ou les identifiants doivent être actualisés.
• Ajuster le filtrage des employés : modifier les options de filtrage pour inclure ou exclure des groupes d'employés spécifiques lors de la synchronisation. Avertissement : si les utilisateurs précédemment synchronisés ne font plus partie de la configuration de filtre mise à jour, ils seront supprimés de la gestion des utilisateurs.
• Modifier le mapping des attributs utilisateurs : mettre à jour les mappings de champs afin d'aligner avec précision les champs de données entre votre HRIS et SoSafe.

Après avoir apporté des modifications, veillez à cliquer sur Enregistrer pour les appliquer. Cela garantit que vos mises à jour sont bien prises en compte dans SoSafe, maintenant la plateforme alignée avec vos données HRIS actuelles.

Foire aux questions

Combien de temps dure la synchronisation initiale ?

La durée de synchronisation varie en fonction du volume de données, allant généralement de quelques minutes à 10 minutes pour les jeux de données volumineux. Les utilisateurs peuvent fermer la fenêtre et y revenir pour finaliser les attributs utilisateurs.

Que faire si un attribut est stocké différemment dans le HRIS ?

Lors de l'étape du mapping des attributs, les utilisateurs peuvent mapper des attributs personnalisés pour aligner des champs tels que l'e-mail ou le département avec les champs requis par SoSafe, garantissant ainsi la cohérence des données.

Plusieurs connexions HRIS peuvent-elles être actives simultanément ?

Non, une seule connexion HRIS peut être active à la fois. Les utilisateurs peuvent déconnecter une connexion existante pour en utiliser une autre.

Quels employés seront approvisionnés ?
Dans le cadre du processus de connexion, vous pouvez définir des filtres déterminant quels employés seront approvisionnés dans SoSafe. Aucun employé supplémentaire ne sera approvisionné dans SoSafe ni stocké de quelque autre manière que ce soit.

Puis-je combiner plusieurs sources HRIS ou un HRIS avec un approvisionnement utilisateur manuel ?

Non, pour l'instant, vous ne pouvez connecter qu'une seule source de données à SoSafe.

Puis-je déconnecter l'approvisionnement utilisateur directement depuis mon Active Directory ou mon système HRIS ?

Vous pouvez simplement déconnecter les intégrations depuis la page Paramètres / Intégrations dans le Manager. Toutefois, pour des raisons de sécurité, nous recommandons également de désactiver la connexion dans votre système Active Directory / HRIS. Chaque solution peut avoir un processus de déconnexion différent ; veuillez consulter les articles d'assistance correspondants de ces systèmes.

Quels systèmes HRIS sont pris en charge ?
Nous prenons en charge les fournisseurs suivants :