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User management: cómo añadir y actualizar User data

Actualización

Puede utilizar Añadir y actualizar en User management / Users para:

  1. la importación inicial de Excel de los datos de usuario antes de la puesta en marcha

  2. para actualizar los datos de usuario durante la formación en curso

Importación inicial de Excel de los datos de usuario

Para cargar la lista de usuarios, siga los pasos que se indican a continuación:

  1. Vaya a User Management / Users en el SoSafe Manager.

  2. Seleccione Add user data y, a continuación, Import user data.

    Página Users del SoSafe Manager en User management, con el menú Add user data abierto e Import user data marcado. La tabla inferior muestra columnas para ID, Forma de tratamiento, título académico, nombre, apellido y correo electrónico.

  3. Seleccione Add and update.

    Asistente de importación del SoSafe Manager en el paso Pick action, con Add and update seleccionado sobre la opción Delete. Los pasos en la parte superior van desde Pick action hasta File upload, Select a header, Map user data, Fixing errors y Assign user groups.

  4. Descargue nuestra plantilla de Excel y rellene los datos de usuario. Utilizar la plantilla de Excel es la forma más sencilla, ya que las columnas requeridas corresponden exactamente a nuestro sistema.

Nota: Tenga en cuenta que el archivo de Excel debe estar completo. Los campos vacíos, como un nombre que falta, se consideran un error. Enterprise: Si ha contratado la opción Enterprise, puede añadir dos columnas adicionales para datos de usuario ampliados.
Asistente de importación del SoSafe Manager en el paso File upload, con un botón Download Excel template y una advertencia de que los campos no asignados serán eliminados. Debajo hay una zona de arrastrar y soltar para cargar el archivo de Excel completado.

  1. Cargue el archivo de Excel completo mediante arrastrar y soltar o seleccione la zona de carga de archivos grande para seleccionar un archivo. Continúe seleccionando Guardar y continuar.

  2. Seleccione un encabezado del archivo de Excel (la primera fila suele ser la correcta y, por tanto, está seleccionada de forma predeterminada). El encabezado es la base para la asignación de atributos en el siguiente paso. Continúe seleccionando Guardar y continuar.

    Asistente de importación del SoSafe Manager en el paso Select a header, con la primera fila del archivo cargado seleccionada como encabezado de columna. La tabla de vista previa inferior muestra filas de muestra con columnas como género, nombre, correo electrónico y grupo de usuarios.

  3. En el área siguiente, los atributos de datos de usuario definidos se asignan a las columnas del archivo de Excel. Al utilizar nuestra plantilla de Excel, esto lo realiza automáticamente nuestro sistema. A la izquierda encontrará los campos/atributos requeridos; a la derecha, la correspondencia con el archivo de Excel.

    Asistente de importación del SoSafe Manager en el paso Map user data, que muestra los atributos First name, Last name, Forma de tratamiento y Email, cada uno asignado a una columna del archivo de Excel, con una confirmación de Mapping was successful para cada uno.

Nota: Los atributos marcados con un asterisco (*) son obligatorios. Solo si estos campos están completados podrá guardar la configuración y continuar.

Clientes Enterprise: En la parte inferior de la página encontrará una lista de las columnas de Excel que no pudieron asignarse automáticamente y, por tanto, no pudieron asociarse a los atributos. Aquí tiene la opción de añadir datos de usuario ampliados.

  1. Corrección de errores

    • No se encontraron errores: Puede pasar al siguiente paso.

    • Se encontraron errores: Cuando se detectan errores, se le solicita que corrija o elimine los datos de usuario incorrectos. Puede corregir los errores individualmente o todos a la vez:

      • Eliminar registro: El registro se elimina completamente de la base de datos (papelera roja).

    • Editar registro: El error aparece resaltado visualmente y puede editarse y corregirse fácilmente (lápiz azul).

      Paso Fixing errors del SoSafe Manager, con una lista de registros de usuario con errores y una información emergente que indica que el correo electrónico ya pertenece a un usuario existente. Cada fila tiene iconos de edición y eliminación, con un botón Fix all errors sobre la tabla.

    • Si selecciona Fix all errors, se le guiará automáticamente por todos los conjuntos de datos que necesitan corregirse.

      Panel Enter data del flujo Fix all errors, donde se edita un registro de usuario individual con el campo Email resaltado en rojo e indicado como formato incorrecto. Los campos superiores incluyen Type, Forma de tratamiento y First name.

Los errores más comunes son:

  • Duplicados

  • Dominio desconocido

  • Campo vacío

  • Diéresis o espacios en las direcciones de correo electrónico

  • Forma de tratamiento o título académico desconocido (en este caso, lo mejor es verificar si el nombre está disponible en el desplegable del campo correspondiente).

  • Declaración inválida como Dirección colectiva (tenga en cuenta que para las direcciones colectivas los cuatro primeros campos (Forma de tratamiento, título académico, nombre y apellido) deben estar vacíos)

Puede encontrar más información aquí: User management: Troubleshooting

  1. Asignación de grupos de usuarios:

  • Cuando todos los grupos de usuarios se hayan cargado y asignado correctamente, puede continuar directamente con el siguiente paso.

  • Esto no es posible si los usuarios no están asignados a ningún grupo de usuarios o si el grupo de usuarios asignado es demasiado pequeño. Para continuar, dispone de las siguientes opciones:

    • Crear un nuevo grupo de usuarios: Todos los registros sin asignar pueden transferirse a un nuevo grupo de usuarios (mínimo 5 personas).

    • Añadir a un grupo de usuarios existente: Los usuarios se asignan colectivamente a un grupo de usuarios existente.

    • Omitir: Si el grupo de usuarios es demasiado pequeño, los registros de datos no se tendrán en cuenta en Analytics. Sin embargo, la carga es posible, así como la edición manual y la asignación de grupos en la sección User Management.

    • Editar el archivo de Excel original para que todos los usuarios estén asignados a un grupo de usuarios que incluya al menos 5 personas.

      Paso User group assignment del SoSafe Manager, con un banner rojo que advierte que tres grupos de usuarios son demasiado pequeños. A continuación aparecen opciones para fusionarlos en un New user group o en un Existing user group, además de un botón Skip.

  1. Al final se muestra un resumen de los datos de usuario y grupos de usuarios recién añadidos.

    Paso User data summary del SoSafe Manager, que muestra una tarjeta User data con diez registros de usuario para volver a cargar y una tarjeta User groups sin grupos afectados, sobre un botón Finish.

  2. Tras la confirmación final, se importarán los registros de datos.

    Diálogo de confirmación que pregunta si realmente desea importar estos registros, con los botones Close e Import.

Actualización de datos de usuario

Si desea actualizar registros de usuario existentes (por ejemplo, cambiar apellidos o direcciones de correo electrónico), le recomendamos el siguiente procedimiento:

  1. Exporte los datos de usuario actuales para obtener los registros más recientes, incluido el SoSafe ID. Puede encontrar más información sobre el SoSafe ID aquí: User management: what is the SoSafe ID?

    Página Users del SoSafe Manager con el botón Export user list marcado en la parte superior derecha, sobre una tabla con columnas para ID, Forma de tratamiento, título académico, nombre, apellido, correo electrónico y grupo de usuarios.

  2. Edite los datos de usuario directamente en el archivo de Excel.

  3. Inicie User Management e importe el nuevo archivo de Excel tal como se describe en la sección I anterior.

  4. En el paso final recibirá un resumen de los datos de usuario y grupos de usuarios ya existentes o recién añadidos.

Esta traducción es automática. Si tienes dudas, consulta la versión en inglés.

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