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Nutzerverwaltung: Nutzerdaten hinzufügen & aktualisieren

Aktualisiert

Die Funktion Hinzufügen und aktualisieren eignet sich

  1. für den initialen Excel-Import der Nutzerdaten vor Beginn der Maßnahme 

  2. für die Aktualisierung der Nutzerdaten während der Maßnahme.

Initialer Excel-Import der Nutzerdaten

Für das Hochladen der Mitarbeiterliste gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie im SoSafe Manager zu der Seite Nutzerverwaltung / Nutzer. 

  2. Wählen Sie rechts oben Nutzerdaten hinzufügen und dann Nutzerdaten importieren aus.

    SoSafe Manager, Seite Nutzer in der Nutzerverwaltung mit der Schaltfläche Nutzerdaten hinzufügen oben rechts markiert. Im aufgeklappten Menü sind Nutzer manuell hinzufügen und das markierte Nutzerdaten importieren zu sehen.

  3. Wählen Sie Hinzufügen und aktualisieren aus.

    SoSafe Manager, Schritt Aktionsauswahl beim Nutzerdatenupload mit der ausgewählten Option Hinzufügen und aktualisieren. Darunter die Option Löschen, mit der alle Nutzer aus der Datei unwiderruflich entfernt werden.

  4. Laden Sie unsere Excel-Vorlage herunter und befüllen diese mit den Nutzerdaten. Die Verwendung der Vorlage ist der einfachste Weg, da die benötigten Spalten bereits vorhanden und entsprechend formatiert sind.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Daten in der Excel-Datei immer vollständig sein müssen. Leere Spalten, wie bspw. ein fehlender Vorname, werden als Fehler gewertet.
SoSafe Manager, Schritt Datei hochladen beim manuellen Nutzerdatenupload mit der Schaltfläche Excel-Vorlage herunterladen und dem Upload-Feld mit dem Hinweis Datei hier ablegen oder zur Auswahl klicken.

  1. Laden Sie die ausgefüllte Excel-Datei per Drag & Drop hoch oder klicken Sie auf das Feld, um die Datei auszuwählen. Fahren Sie mit der Auswahl von Speichern & weiter fort.

  2. Wählen Sie aus, welche die Kopfzeile in der Excel-Tabelle ist (Zeile 1 ist in der Regel zutreffend und vorausgewählt). Diese bildet die Grundlage für die Zuordnung, die im nächsten Schritt erfolgt. Fahren Sie mit der Auswahl von Speichern & weiter fort.

    SoSafe Manager, Schritt Auswahl der Kopfzeile beim Nutzerdatenupload mit einer Vorschautabelle der Excel-Datei. Zeile eins mit den Spaltenüberschriften Gender, First name, Last name und Email ist als Kopfzeile ausgewählt.

  3. In folgenden Bereich werden die festgelegten Nutzerdaten-Attribute den Spalten-Bezeichnungen in der Excel-Datei zugeordnet. Bei der Nutzung unserer Vorlage erfolgt dies automatisch durch das System. Links befinden sich die benötigten Angaben/Attribute, rechts die Zuordnung aus der Excel-Datei.

    SoSafe Manager, Schritt Zuordnung der Nutzerdaten mit der Attributzuweisung zwischen den SoSafe-Feldern Vorname, Nachname, Anrede und E-Mail und den entsprechenden Spalten der Excel-Datei, jeweils mit dem Hinweis Zuordnung war erfolgreich.

Hinweis: Attribute die mit einem Stern (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Nur wenn diese Informationen in der Excel-Tabelle enthalten sind, kann die Auswahl gespeichert werden.

Enterprise-Kunden: Am Ende der Seite werden die Spalten der Excel-Datei angezeigt, die nicht automatisiert erkannt und somit nicht den Attributen zugeordnet werden konnten. Sie haben dort die Möglichkeit, erweiterte Nutzerdaten hinzuzufügen.

  1. Fehlerbehebung:

    • Keine Fehler gefunden: Sie können direkt in den nächsten Schritt übergehen.

    • Fehler gefunden: Wenn Fehler gefunden werden, werden Sie aufgefordert, fehlerhafte Nutzerdaten zu korrigieren oder zu löschen. Dabei gibt es die Möglichkeit, die Fehler einzeln oder gemeinsam zu korrigieren: 

      • Datensatz löschen: Der Datensatz wird aus der Datenbank entfernt (Mülltonne-Icon)

      • Datensatz bearbeiten: Der Fehler wird visuell hervorgehoben und kann durch die Bearbeitung der Daten einfach behoben werden (Stift-Icon). 

    • SoSafe Manager, Schritt Fehlerbehebung beim Nutzerdatenupload mit der Schaltfläche Alle Fehler beheben und einer Tabelle fehlerhafter Datensätze. Ein Eintrag zeigt den Hinweis E-Mail ist bereits einem bestehenden Benutzer zugeordnet.

      Wenn Sie Alle Fehler beheben auswählen, werden Sie automatisch durch alle fehlerhaften Datensätze geführt.

      SoSafe Manager, Formular Daten eingeben zur Fehlerkorrektur mit den Feldern Vorname, Nachname und E-Mail. Bei der E-Mail-Adresse erscheint der Fehler Domain nicht zulässig, ein weiterer Fehler betrifft die E-Mail der verantwortlichen Person.


Häufige Fehlerquellen sind:

  • Duplikat

  • Domain unbekannt

  • Leeres Feld

  • Umlaut oder Leerzeichen in der E-Mail-Adresse

  • Unbekannte Anrede oder unbekannter Akademischer Grad (vergleichen Sie in diesem Fall am besten, ob die Bezeichnung im Dropdown der zugehörigen Felds vorhanden ist)

  • Ungültige Deklaration als Sammeladresse (beachten Sie, dass bei Sammeladressen die ersten vier Felder (Anrede, Akademischer Grad, Vornahme und Nachname) leer sein müssen)

Hilfestellung: Weitere Informationen und Lösungsvorschläge finden Sie hier: Nutzerverwaltung: Bekannte Fehlermeldungen & wie diese behoben werden können

  1. Nutzergruppenzuordnung: 

  • Wenn alle Nutzergruppen erfolgreich hochgeladen und zugeordnet werden, können Sie direkt zu dem nächsten Schritt übergehen.

  • Dies ist nicht möglich, wenn bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Nutzergruppe nicht zugeordnet oder zu klein ist. Für das Fortfahren gibt es diese Optionen:

    • Neue Nutzergruppe anlegen: Alle nicht zugeordneten Datensätze können in eine neue Nutzergruppe (mind. 5 Personen) überführt werden.

    • Bestehender Nutzergruppe hinzufügen: Die betroffenen Nutzerinnen und Nutzer werden einer bestehenden Gruppe zugeordnet.

    • Überspringen: Die Nutzerinnen und Nutzer in der zu kleinen Gruppe werden nicht in Analytics berücksichtigt. Der Upload ist trotzdem möglich, ebenso wie eine nachträgliche manuelle Bearbeitung und Gruppenzuordnung über das Bearbeitungssymbol in dem Bereich Nutzerverwaltung.

    • Excel-Datei bearbeiten, sodass jeder Datensatz einer Nutzergruppe zugeordnet ist, groß genug ist.

      SoSafe Manager, Schritt Nutzergruppenzuweisung mit dem Hinweis, dass drei Nutzergruppen zu klein sind. Zur Auswahl stehen Neue Nutzergruppe und Bestehende Nutzergruppe, außerdem die Schaltfläche Überspringen.

       

  1. Es folgt eine finale Zusammenfassung über die neu hinzugefügten Nutzerdaten und Nutzergruppen.

    SoSafe Manager, abschließende Zusammenfassung Nutzerdaten des Imports mit den Kacheln Nutzerdaten und Nutzergruppen. Sie zeigen jeweils, wie viele Datensätze bereits vorhanden waren und wie viele neu hochgeladen werden.

  2. Nach der Bestätigung werden die Datensätze importiert.

    SoSafe Manager, Bestätigungsdialog mit der Frage, ob die Datensätze wirklich importiert werden sollen, mit den Schaltflächen Schließen und Importieren.

Aktualisierung von Nutzerdaten

Wenn Sie die bestehenden Nutzerdaten aktualisieren möchten (bspw. bei geänderten Nachnamen oder E-Mail-Adressen), empfehlen wir das folgende Vorgehen:   
 

  1. Exportieren Sie die bestehenden Nutzerdaten, um die aktuellen Datensätze inklusive SoSafe ID zu erhalten. Weitere Informationen zur SoSafe ID finden Sie hier: Nutzerverwaltung: Was ist die SoSafe ID?

    SoSafe Manager, Seite Nutzer in der Nutzerverwaltung mit der Schaltfläche Nutzerliste exportieren oben rechts markiert, darunter die Tabelle der bestehenden Nutzerinnen und Nutzer mit Spalten wie ID, Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail.

  2. Bearbeiten Sie die Nutzerdaten direkt in der Excel-Datei.

  3. Starten Sie die Nutzerverwaltung und importieren Sie die neue Excel-Datei wie im Abschnitt I oben beschrieben.

  4. Im finalen Schritt erhalten Sie eine Übersicht über bereits vorhandene und/oder neu hinzugefügte Nutzerdaten und Nutzergruppen.

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