User Provisioning - Snelstartgids

Medewerkers vanuit uw HRIS onboarden in SoSafe

Volg de onderstaande stappen om uw HRIS (Human Resources Information System) naadloos te integreren met SoSafe, zodat gebruikers automatisch worden ingericht. Via deze integratie hebt u direct toegang om medewerkergegevens te synchroniseren, waardoor de informatie in SoSafe accuraat en actueel blijft.

Vereisten

Zorg ervoor dat u aan de volgende vereisten voldoet voordat u de HRIS-integratie instelt:

1. Beheerdersrechten in uw HRIS
   • Beheerdersrechten in het door u gekozen HRIS-systeem zijn vereist. Met deze rechten kunt u SoSafe machtigen om gebruikersgegevens veilig te synchroniseren en te beheren, wat zorgt voor een soepele en veilige integratie.
2. Toegang tot User Provisioning in het Integrations-dashboard
   • Log in bij de SoSafe Manager en navigeer naar het Settings -> Integrations-dashboard, of gebruik deze directe link: https://manager.sosafe.de/?redirect=integrations
   • U moet toestemming hebben om de sectie User Provisioning in het Integrations-dashboard van de SoSafe Manager te openen. Deze toegang is noodzakelijk om de HRIS-installatie en -configuratie te starten.

De HRIS-integratie instellen

1. Zoek uw HRIS-systeem
   Zoek en selecteer het HRIS-systeem dat u momenteel gebruikt. De beschikbare integraties omvatten een breed scala aan populaire HR-platforms.
   

   

    

2. Open de integratiewizard
   Klik op het door u gekozen HRIS-systeem om de wizard voor het instellen van de integratie te openen. Deze wizard wordt aangedreven door onze subverwerker Kombo en begeleidt u door de stappen die nodig zijn om een beveiligde verbinding tot stand te brengen tussen uw HRIS en SoSafe.
   

   

    

3. Volg de installatie-instructies van Kombo
   In dit venster voert u de volgende stappen uit:
   • Controleer de vereiste machtigingen en verleen deze
   • Autoriseer met uw HRIS-inloggegevens
   • Pas medewerkerfiltering toe: kies welke medewerkers u wilt synchroniseren
   • Voltooi de integratie
   • (Optioneel) Stel gebruikersattributen in

Tip: Raadpleeg de bijbehorende HRIS-verbindingshandleiding van Kombo voor specifieke stappen, machtigingen en eventuele aanvullende informatie die u nodig heeft voor het hulpmiddel dat u gebruikt.

Gebruikersattributen instellen

1. Gebruikersattributen koppelen
   Zodra de synchronisatie is voltooid, wordt u gevraagd om attributen te koppelen

   • Standaard attribuutkoppeling (zoals weergegeven in de schermafbeelding): De benodigde attributen worden met standaardwaarden gekoppeld, maar u kunt de attribuutkoppeling op elk gewenst moment aanpassen aan de behoeften van uw organization.
     

     

      

2. Sla de verbinding op
   Sla de integratie op nadat u de attributen heeft gekoppeld. Uw HRIS-gegevens zijn nu verbonden en worden automatisch bijgewerkt op basis van de records in uw HRIS-systeem.
   

   

De integratie beheren

Na het configureren van de HRIS-integratie kunt u de verbindingsinstellingen beheren of bijwerken door de knop Bewerken naast de integratie te selecteren. Van hieruit kunt u:

• De integratie verbreken: verwijder de verbinding volledig als deze niet langer nodig is.
• HRIS-workflow opnieuw autoriseren: maak opnieuw verbinding met uw HRIS als machtigingen of inloggegevens moeten worden vernieuwd.
• Medewerkerfiltering aanpassen: wijzig de filteropties om specifieke groepen medewerkers op te nemen of uit te sluiten van de synchronisatie. Disclaimer: als de eerder gesynchroniseerde gebruikers geen deel meer uitmaken van de bijgewerkte filterconfiguratie, worden zij verwijderd uit het User management.
• Koppeling van gebruikersattributen bewerken: werk veldkoppelingen bij om gegevensvelden nauwkeurig af te stemmen tussen uw HRIS en SoSafe.

Klik na het aanbrengen van wijzigingen op Opslaan om deze toe te passen. Dit zorgt ervoor dat uw updates worden doorgevoerd in SoSafe en dat het platform in lijn blijft met uw actuele HRIS-gegevens.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de eerste synchronisatie?

De duur van de synchronisatie varieert op basis van het gegevensvolume en bedraagt doorgaans enkele minuten tot maximaal 10 minuten voor grote datasets. Gebruikers kunnen het venster sluiten en later terugkeren om de gebruikersattributen af te ronden.

Wat als een attribuut anders is opgeslagen in het HRIS?

Tijdens de fase van attribuutkoppeling kunnen gebruikers aangepaste attributen koppelen om velden zoals e-mail of afdeling af te stemmen op de vereiste velden van SoSafe, zodat de gegevensconsistentie wordt gewaarborgd.

Kunnen meerdere HRIS-verbindingen tegelijkertijd actief zijn?

Nee, er kan slechts één HRIS-verbinding tegelijk actief zijn. Gebruikers kunnen een bestaande verbinding verbreken om over te schakelen naar een andere.

Welke medewerkers worden ingericht?
Als onderdeel van de verbindingsstroom kunt u filters instellen die bepalen welke medewerkers worden ingericht in SoSafe. Er worden geen aanvullende medewerkers ingericht in SoSafe of op een andere manier opgeslagen.

Kan ik meerdere HRIS-bronnen combineren of HRIS combineren met handmatige gebruikersinrichting?

Nee, op dit moment kunt u slechts één bron van waarheid verbinden met SoSafe.

Kan ik de gebruikersinrichting rechtstreeks verbreken vanuit mijn Active Directory of HRIS-systeem?

U kunt de integraties eenvoudig verbreken via de pagina Settings / Integrations in de Manager. Om veiligheidsredenen raden wij echter ook aan om de verbinding in uw Active Directory / HRIS-systeem uit te schakelen. Elk systeem kan een andere procedure hebben voor het verbreken van de verbinding; raadpleeg de bijbehorende ondersteuningsartikelen van het betreffende systeem.

Welke HRIS-systemen worden ondersteund?
Wij ondersteunen de volgende leveranciers: