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Self-Service E-Learning

Aktualisiert

Sie können Ihr E-Learning in nur 6 einfachen Schritten innerhalb von wenigen Minuten selbst einrichten. Ideal für einen schnellen Start in weniger komplexen Organisationen

So richten Sie Ihre erste E-Learning-Kampagne ein

Legen wir los! Wählen Sie in Ihrer Onboarding-Checkliste Erstellen Sie Ihre erste E-Learning-Kampagne und dann Setup beginnen.

SoSafe Onboarding-Checkliste mit den Schritten Loslegen, Nutzerdaten hinzufügen, Anmeldemethode wählen und weiteren. Der Punkt Erstellen Sie Ihre erste E-Learning-Kampagne ist aufgeklappt mit der Schaltfläche Setup beginnen.

1. Kursdetails

Geben Sie Ihrem Kurs einen Namen und wählen Sie das Start- und Enddatum aus. Wir empfehlen, einen Zeitraum von zwei Wochen vor dem Kursstart einzuplanen, damit Sie genügend Zeit haben, die Mitarbeitenden über das bevorstehende E-Learning zu informieren.

Darüber hinaus können Sie die Sichtbarkeit der Lektionen einschränken. Das bedeutet, dass den Lernenden nur Lektionen angezeigt werden, deren Frist innerhalb der nächsten 30, 60 oder 90 Tage abläuft. Der Zweck dieser Einstellung besteht darin, die Lernenden auf das Wesentliche zu lenken und ein kontinuierliches, nachhaltiges Engagement zu fördern.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, ein Vorkurs-Assessment zu aktivieren. Vorkurs-Assessments sind kleine Wissensabfragen zu den Inhalten ausgewählter Lektionen. Diese sind so in unserem System hinterlegt, dass Lektionen übersprungen werden können, wenn Lernende das zugehörige Vorkurs-Assessment korrekt bearbeitet haben. Hierbei stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

  • An – für wiederkehrende Lernende: Diese Option bietet sich an, wenn Sie einen zweiten E-Learning-Kurs bzw. einen Folge-E-Learning-Kurs starten und sich einige Lektionen aus dem vorherigen Kurs wiederholen. Lernende, die bereits am vorherigen Kurs teilgenommen haben, können ihr bereits vorhandenes Wissen zu den bekannten Inhalten über das Vorkurs-Assessment testen und die Lektion gegebenenfalls überspringen.
  • An – für alle Lernenden: Alle Lernenden erhalten die Möglichkeit, das Vorkurs-Assessment vorab zu absolvieren, um bei entsprechendem Vorwissen direkt Lektionen zu überspringen.
  • Aus: Es wird kein Vorkurs-Assessment vorgeschaltet und alle Lernenden gehen direkt zur Lektion.
SoSafe Manager, Schritt Kursdetails des E-Learning-Setups mit ausgefülltem Feld Kursname, den Feldern Startdatum und Enddatum sowie dem aktivierten Schalter Lektionssichtbarkeit einschränken. Bei Vorkurs-Assessment aktivieren ist die Option Aus ausgewählt.

2. Zielgruppe

Der Kurs kann entweder für alle Nutzer oder nur die Nutzergruppen Ihrer Wahl gestartet. In beiden Fällen zeigt Ihnen dieser Schritt an, wie viele Mitarbeitende am Kurs teilnehmen werden. Wählen Sie Änderungen speichern aus, um fortzufahren.

SoSafe Manager, Schritt Zielgruppe mit der ausgewählten Option Alle Benutzer und der danebenliegenden Option Bestimmte Gruppen auswählen. Darunter wird die aktuelle Auswahl von 4 Gruppen mit 30 Nutzern angezeigt.

 

Dasselbe Fenster Zielgruppe, im Hintergrund ist jetzt Bestimmte Gruppen auswählen aktiv. Rechts ist das Dialogfenster Benutzergruppen auswählen geöffnet mit aktivierten Kontrollkästchen für Alle auswählen, Finance, IT, Operations und Sales.

 

3. Lektionszuweisung

Standardmäßig werden alle in Ihrem Paket enthaltenen Lektionen hier in der von uns empfohlenen Reihenfolge angezeigt. Sie können alle hinzugefügten Lektionen vorab ansehen und bei Bedarf entfernen, indem Sie ╳ und dann Entfernen auswählen.

Basierend auf der Liste der von Ihnen ausgewählten Lektionen legt die Plattform die Lernpfade für alle Kursteilnehmer fest. Das bedeutet, dass die Lektionen im Laufe der Zeit mit entsprechenden Fristen freigeschaltet werden, um kontinuierliches Engagement und nachhaltiges Lernen zu fördern.

SoSafe Manager, Schritt Lektionszuweisung mit der Liste der Pflichtlektionen, jede mit Titel, Kategorie und Dauer sowie einem X-Symbol zum Entfernen. Rechts daneben befindet sich der Bereich Umfragebasierte Lektionen mit aktiviertem Schalter.

Um weitere Lektionen hinzuzufügen, wählen Sie Lektion hinzufügen. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie Zugriff auf die gesamte Bibliothek haben. Mithilfe der Kategoriefiltern auf der linken Seite und der Schaltfläche Vorschau können Sie entscheiden, welche Lektionen für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, wählen Sie Anwenden, und alle neuen Lektionen werden am Ende der Liste hinzugefügt.

Dialogfenster Lektionsbibliothek im SoSafe Manager mit Kategoriefiltern links, darunter Bedeutung von Cybersicherheit, E-Mails sicher nutzen, Mobilgeräte sicher nutzen und weitere. Rechts sind Lektionskarten mit Vorschau-Schaltfläche und Auswahlhäkchen zu sehen, unten die Schaltfläche Anwenden.

4. E-Mail-Benachrichtigung

In jeder Kampagne gibt es verschiedene Arten von E-Mails, die automatisch versendet werden können. Sie können sich hier jeweils eine Vorschau anzeigen oder eine Testversion an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden lassen. Verwenden Sie die Schalter neben den jeweiligen Benachrichtigungstypen, um diese wie gewünscht zu aktivieren bzw. deaktivieren.

SoSafe Manager, Schritt E-Mail-Benachrichtigung mit den Kacheln Einladungs-E-Mail, 7-Tage-Erinnerung, Bald fällige Erinnerungen und Überfällige Erinnerungen, jeweils mit aktiviertem Schalter. Die Kachel Neue Modulerinnerung ist deaktiviert, alle bieten die Schaltflächen Vorschau und Test-E-Mail senden.

5. Berichtsmethode

Diese Einstellung steuert, wie die Daten der Lernenden gespeichert und aufbereitet werden.

  • Individuelle (empfohlen): Erfasst die Registrierungen einzelner Mitarbeitender und deren Abschluss von Lektionen.
  • Anonym: Erfasst die Teilnahme am Kurs allgemein, ohne Namen oder Daten von Mitarbeitenden zu speichern.

Beachten Sie, dass diese Einstellung datenschutzrelevant ist.

SoSafe Manager, Schritt Berichtsmethode mit der ausgewählten und empfohlenen Option Individuell sowie der Option Anonym daneben. Unter jeder Option wird kurz erläutert, was jeweils erfasst wird.

 6. Mitarbeiteranmeldung

Wählen Sie aus, wie Mitarbeitende auf den Kurs zugreifen können. Der Zugriff ist immer durch Einloggen mit den E-Mail-Adressen möglich, die zuvor während Ihrer Onboarding-Phase in den Nutzerdaten angegeben wurden.

Darüber hinaus können Sie den Zugriff über einen benutzerdefinierten Zugangscode aktivieren. Dies ist völlig optional, kann jedoch verwendet werden, um Mitarbeitenden ohne eigene E-Mail-Adresse Zugriff zu gewähren. Nach Eingabe des Codes können diese Personen ihr eigenes individuelles Passwort festlegen und im Anschluss damit auf den Kurs zugreifen. Weitere Informationen zu Zugangscodes finden Sie hier.

SoSafe Manager, Schritt Mitarbeiteranmeldung mit der Frage, ob ein Zugangscode für Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse eingerichtet werden soll, mit den Schaltflächen Ja und Nein.

 7. Kursübersicht und -start

Im letzten Schritt sehen Sie eine Übersicht über alle getroffenen Einstellungen. Sie können diese Einstellungen ändern, indem Sie das entsprechende Stiftsymbol auswählen oder zurück zu den vorigen Schritten navigieren. Wenn alles korrekt aussieht, wählen Sie Kurs starten. Das war's!

SoSafe Manager, Kursübersicht mit den abgeschlossenen Schritten Kursdetails, Zielgruppe, Lektionszuweisung, Kommunikations-E-Mails, Berichtsmethode und Anmeldung, jeweils mit Stiftsymbol zum Bearbeiten. Unten rechts ist die Schaltfläche Kurs starten zu sehen.

Anpassung des E-Learning

Sie können Ihr E-Learning jederzeit anpassen. Navigieren Sie dazu zur Onboarding-Checkliste, wählen Sie dort Erstellen Sie Ihren ersten E-Learning-Kurs und anschließend Details aus. Sie erhalten eine Übersicht über die aktuellen Einstellungen. Änderungen können Sie vornehmen, indem Sie auf das Stift-Icon neben den einzelnen Schritten klicken. Bestätigen Sie anschließend die Änderungen durch die Auswahl der Schaltfläche Kurs aktualisieren in der Übersicht.

Die Änderungen werden erst dann übernommen, wenn Sie Kurs aktualisieren rechts unten in der Übersicht auswählen.

SoSafe Manager, Kursübersicht eines bereits geplanten Kurses mit dem Status geplant sowie den bearbeitbaren Abschnitten Kursdetails, Lektionszuweisung, Kommunikations-E-Mails, Berichtsmethode und Anmeldung. Die Schaltfläche Kurs aktualisieren unten rechts ist markiert.

Vollständige Details zu den Lernpfaden

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So funktionieren die Lernpfade

Wenn Sie eine E-Learning-Kampagne starten, werden die Lernenden durch einen Lernpfad geführt. Dieser Lernpfad plant Pflichtmodule über einen bestimmten Zeitraum, sodass die Schulung verteilt wird und nicht auf einmal absolviert werden muss.

1. Kampagnenzeitplan und Lernpfade

  • Das Startdatum der Kampagne ist der Zeitpunkt, zu dem die Mitarbeiter Zugang erhalten und die Einladungs-E-Mail versendet wird.
  • Das Enddatum der Kampagne ist die letzte Frist, bis zu der die Pflichtmodule abgeschlossen sein müssen.
  • Innerhalb dieses Kampagnenzeitraums weist SoSafe den Pflichtmodulen automatisch Fälligkeitstermine als Teil des Lernpfads zu (es sei denn, es wird eine manuelle Frist festgelegt).

2. Festlegung der Fälligkeitstermine für Pflichtmodule

Wenn keine manuelle Frist für ein Pflichtmodul festgelegt wird, generiert das System automatisch Fälligkeitstermine anhand der Lernpfadlogik.

  • Nur Pflichtmodule erhalten automatische Fälligkeitstermine.
  • Pflichtmodule ohne manuelle Frist erhalten einen automatisch berechneten Fälligkeitstermin.
  • Optionale (nicht obligatorische) Module erhalten keinen Fälligkeitstermin, es sei denn, dieser wird manuell festgelegt.

3. Berechnung der automatischen Fälligkeitstermine

Für jeden Lernenden führt das System folgende Schritte durch:

  1. Ermittlung des effektiven Schulungszeitraum
    Dieser ist entweder:
    • die gesamte Kampagnendauer (z. B. 12 Monate) oder
    • für Lernende, die später beginnen, die verbleibende Zeit vom Datum an dem sie Zugriff erhalten bis zum Kampagnenende (je nachdem, welcher Zeitraum kürzer ist).
  2. Erfassung der Pflichtmodule, für die ein Fälligkeitstermin erforderlich ist
    • Pflichtmodule mit einem manuell festgelegten Termin werden ausgeschlossen.
    • Nur Pflichtmodule ohne Fristen werden automatisch geplant.
  3. Verteilung der Pflichtmodule gleichmäßig über die Zeit
    • Module werden in Zeiträumen von etwa 28 Tagen geplant.
    • Wenn möglich, strebt das System mindestens zwei Pflichtmodule pro 28-Tage-Zeitraum an.
    • Wenn die Gesamtzahl der Pflichtmodule nicht gleichmäßig teilbar ist (z. B. viele Module in einer kurzen Kampagne), können zusätzliche Module gegen Ende der Kampagne eingefügt werden.
  4. Beachtung des Enddatums der Kampagne
    • Wenn ein berechnetes Fälligkeitsdatum nach dem Enddatum der Kampagne liegen würde, wird es auf das Enddatum der Kampagne begrenzt.
    • Manuelle Fristen werden niemals geändert und haben immer Vorrang.

4. Reihenfolge und Sichtbarkeit im Lernpfad

  • Pflichtmodule werden chronologisch nach Fälligkeitsdatum geordnet.
  • Module mit manuellen Fristen erscheinen an ihren festen Positionen in der Zeitleiste.
  • Automatisch datierte Pflichtmodule füllen die Lücken um diese festen Termine herum.
  • Module ohne Fälligkeitstermine (in der Regel optionale Module) erscheinen am Ende des Lernpfads ohne Datum.

5. Was bei Änderungen an der Kampagne passiert

Wenn die Kampagnenkonfiguration aktualisiert wird (z. B. Module hinzugefügt oder entfernt werden oder sich der Pflichtstatus ändert), wird der Lernpfad möglicherweise neu berechnet:

  • Abgeschlossene Module bleiben abgeschlossen.
  • Vergangene Fälligkeitstermine bleiben unverändert.
  • Pflichtmodule mit zukünftigen oder fehlenden Fälligkeitsterminen werden unter Verwendung derselben 28-Tage-Logik auf die verbleibende Kampagnenzeit verteilt.
  • Manuelle Fristen haben immer Vorrang vor automatischen Berechnungen.

Die Neuberechnung erfolgt automatisch (i.d.R. über Nacht). Die Lernenden sehen die aktualisierten bevorstehenden Module bei der nächsten Anmeldung.

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