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Self-Service Manueller Nutzerdatenupload

Aktualisiert

Videoüberblick

 

Wenn Sie keine HRIS-Integration zur Verwaltung Ihrer Nutzerdaten verwenden möchten, können Sie Ihre Nutzerdaten auch manuell eintragen oder als Excel-Datei hochladen. Wählen Sie zunächst im Onboarding-Dashboard Nutzerliste hochladen aus und gehen dann auf Weiter. Nun gibt es 2 Optionen.

Excel-Import

  1. Wählen Sie hier Nutzerdaten importieren aus.

    SoSafe Manager Seite Nutzerverwaltung im Bereich Nutzer mit den beiden Möglichkeiten Nutzerbereitstellung und Über Excel-Datei importieren oder manuell erstellen, den Schaltflächen Nutzerdaten importieren und Nutzer manuell hinzufügen.

  2. Wählen Sie Hinzufügen und aktualisieren aus und dann Bestätigen.
     

    SoSafe Nutzerverwaltung, Importassistent Schritt 1 von 7 (Aktionsauswahl), mit den Optionen Hinzufügen und aktualisieren (ausgewählt) und Löschen sowie den Schaltflächen Abbrechen und Bestätigen.

  3. Laden Sie unsere Excel-Vorlage herunter und befüllen diese mit den Nutzerdaten. Die Verwendung der Vorlage ist der einfachste Weg, da die benötigten Spalten bereits vorhanden und entsprechend formatiert sind.Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Daten in der Excel-Datei immer vollständig sein müssen. Leere Spalten, wie bspw. ein fehlender Vorname, werden als Fehler gewertet. Enterprise: Wenn Sie das Enterprise-Paket nutzen, haben Sie die Möglichkeit, zwei weitere Spalten für erweiterte Nutzerdaten zu befüllen.
     

    Schritt 2 von 7 (Datei hochladen) im Nutzerverwaltungs-Importassistenten mit dem Abschnitt Excel-Vorlage herunterladen und der gleichnamigen Schaltfläche Vorlage herunterladen.
  4. Laden Sie die ausgefüllte Excel-Datei per Drag & Drop im den SoSafe Manager hoch. Wählen Sie anschließend Bestätigen.

  5. Wählen Sie aus, welche die Kopfzeile in der Excel-Tabelle ist (Zeile 1 ist in der Regel zutreffend und vorausgewählt). Diese bildet die Grundlage für die Zuordnung, die im nächsten Schritt erfolgt. Wählen Sie erneut Bestätigen aus.
     

    Schritt 3 von 7 (Auswahl der Kopfzeile) mit einer Vorschautabelle der hochgeladenen Excel-Datei, deren erste Zeile mit Spaltenüberschriften wie Anrede, Vorname, Nachname, Email und Nutzergruppe als Kopfzeile markiert ist, sowie der Schaltfläche Bestätigen.

  6. In folgenden Bereich werden die festgelegten Nutzerdaten-Attribute den Spalten-Bezeichnungen in der Excel-Datei zugeordnet. Bei der Nutzung unserer Vorlage erfolgt dies automatisch durch das System. Links befinden sich die benötigten Angaben/Attribute, rechts die Zuordnung aus der Excel-Datei.

     

    Schritt 4 von 7 (Attribut-Zuordnung) mit einer Warnung, dass nicht zugeordnete Attribute zum Löschen der betroffenen Daten führen, sowie den bereits automatisch zugeordneten Feldern Vorname, Nachname und Anrede, jeweils mit dem Hinweis Zuordnung war erfolgreich.

     

    Hinweis: Attribute die mit einem Stern (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Nur wenn diese Informationen in der Excel-Tabelle enthalten sind, kann die Auswahl gespeichert werden.

  7. Fehlerbehebung:
    • Keine Fehler gefunden: Sie können direkt in den nächsten Schritt übergehen.

    • Fehler gefunden: Wenn Fehler gefunden werden, werden Sie aufgefordert, fehlerhafte Nutzerdaten zu korrigieren oder zu löschen. Dabei gibt es die Möglichkeit, die Fehler einzeln oder gemeinsam zu korrigieren: 
      Datensatz löschen: Der Datensatz wird aus der Datenbank entfernt (rote Mülltonne).
      Datensatz bearbeiten: Der Fehler wird visuell hervorgehoben und kann durch die Bearbeitung der Daten einfach behoben werden (blauer Stift). 
       

      Schritt 5 von 7 (Fehlerbehebung) mit der Schaltfläche Alle Fehler beheben und einer Tabelle fehlerhafter Nutzerdatensätze. Ein eingeblendeter Hinweis zeigt die Fehler E-Mail Domain nicht zulässig und eine nicht auffindbare E-Mail-Adresse der verantwortlichen Person.

      Klicken sie auf Alle Fehler beheben werden Sie automatisch durch alle fehlerhaften Datensätze geführt.

      Bearbeitungsansicht eines fehlerhaften Datensatzes im Fehlerbehebungs-Schritt mit den Feldern Typ, Sprache, Anrede, Vorname und Nachname. Das E-Mail-Feld ist rot markiert mit dem Hinweis Domain nicht zulässig, und auch die E-Mail der verantwortlichen Person konnte nicht gefunden werden.

Häufige Fehlerquellen sind:

  • Duplikat
  • Domain unbekannt
  • Leeres Feld
  • Umlaut oder Leerzeichen in der E-Mail-Adresse
  • Unbekannte Anrede oder unbekannter Akademischer Grad (vergleichen Sie in diesem Fall am besten, ob die Bezeichnung im Dropdown der zugehörigen Felds vorhanden ist)
  • Ungültige Deklaration als Sammeladresse (beachten Sie, dass bei Sammeladressen die ersten vier Felder (Anrede, Akademischer Grad, Vornahme und Nachname) leer sein müssen)

Hilfestellung: Weitere Informationen und Lösungsvorschläge finden Sie hier: Nutzerverwaltung: Bekannte Fehlermeldungen & wie diese behoben werden können

  1. Nutzergruppenzuordnung: 
  • Wenn alle Nutzergruppen erfolgreich hochgeladen und zugeordnet werden, können Sie direkt zu dem nächsten Schritt übergehen.
  • Dies ist nicht möglich, wenn bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Nutzergruppe nicht zugeordnet oder zu klein ist. Für das Fortfahren gibt es diese Optionen:
    • Neue Nutzergruppe anlegen: Alle nicht zugeordneten Datensätze können in eine neue Nutzergruppe (mind. 5 Personen) überführt werden.
    • Bestehender Nutzergruppe hinzufügen: Die betroffenen Nutzerinnen und Nutzer werden einer bestehenden Gruppe zugeordnet.
    • Überspringen: Die Nutzerinnen und Nutzer in der zu kleinen Gruppe werden nicht in Analytics berücksichtigt. Der Upload ist trotzdem möglich, ebenso wie eine nachträgliche manuelle Bearbeitung und Gruppenzuordnung über das Bearbeitungssymbol in dem Bereich Nutzerverwaltung.

    • Excel-Datei bearbeiten, sodass jeder Datensatz einer Nutzergruppe zugeordnet ist, groß genug ist.

      Beispiel: Wenn keine Fehler gefunden wurden, können Sie Überspringen klicken.

      Schritt 6 von 7 (Nutzergruppen-Zuordnung) mit dem Hinweis, dass eine Nutzergruppe mindestens fünf Personen umfassen muss, und der Schaltfläche Überspringen.

       

  1. Es folgt eine finale Zusammenfassung über die neu hinzugefügten Nutzerdaten und Nutzergruppen.
     
Schritt 7 von 7 (Zusammenfassung) mit einer Erfolgsmeldung sowie den Übersichten Nutzerdaten und Nutzergruppen, die jeweils anzeigen, wie viele Einträge bereits vorhanden sind und wie viele neu hochgeladen werden, und der Schaltfläche Bestätigen.
  1. Nach der Bestätigung werden die Datensätze importiert.
     
Bestätigungsdialog Sollen die Datensätze wirklich importiert werden mit den Schaltflächen Schließen und Importieren, eingeblendet über der Zusammenfassung des Imports.

Manuelles Hinzufügen

  1. Wählen Sie hier Nutzer manuell hinzufügen aus.

    SoSafe Manager Seite Nutzerverwaltung im Bereich Nutzer mit den beiden Möglichkeiten Nutzerbereitstellung und Über Excel-Datei importieren oder manuell erstellen, den Schaltflächen Nutzerdaten importieren und Nutzer manuell hinzufügen.
  2. Tragen Sie nun alle Daten des Nutzers ein. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen markiert. Beenden Sie die Erstellung mit Speichern und fahren Sie mit dem Hinzufügen der restlichen Nutzer fort.
SoSafe Manager Formular Nutzer erstellen mit den Feldern Anrede, Nachname, Vorname, Sprache, Nutzergruppe, E-Mail und Typ sowie der Auswahl Nutzer ist aktiv oder inaktiv und den Schaltflächen Verwerfen und Speichern.

 

Aktualisierung von Nutzerdaten

Wenn Sie die bestehenden Nutzerdaten aktualisieren möchten (bspw. bei geänderten Nachnamen oder E-Mail-Adressen), empfehlen wir das folgende Vorgehen:   
 

  1. Exportieren Sie die bestehenden Nutzerdaten, um die aktuellen Datensätze inklusive SoSafe ID zu erhalten. Weitere Informationen zur SoSafe ID finden Sie hier: Nutzerverwaltung: Was ist die SoSafe ID?
     

    SoSafe Manager Seite Nutzer mit dem Abschnitt Nutzerdaten exportieren und der Schaltfläche Exportieren zum Herunterladen der bestehenden Nutzerdaten als Excel-Datei, sowie der Schaltfläche Nutzerdaten importieren oben rechts.
  2. Bearbeiten Sie die Nutzerdaten direkt in der Excel-Datei.
  3. Starten Sie die Nutzerverwaltung und importieren Sie die neue Excel-Datei wie im Abschnitt I oben beschrieben.
  4. Im finalen Schritt erhalten Sie eine Übersicht über bereits vorhandene und/oder neu hinzugefügte Nutzerdaten und Nutzergruppen.
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