Self-Service Nutzerbereitstellung

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um Ihr HRIS (Human Resources Information System) nahtlos in SoSafe zu integrieren und so einen automatisierten Prozess der Nutzerprovisinierung zu ermöglichen. So können Sie sicherstellen, dass die Informationen in SoSafe immer korrekt und aktuell sind.

Voraussetzungen

• HRIS-Adminzugang
  • Sie benötigen administrative Rechte in dem von Ihnen gewählten HRIS-System. Mit diesen Rechten können Sie SoSafe autorisieren, Benutzerdaten sicher zu synchronisieren und zu verwalten, um eine reibungslose und sichere Integration zu ermöglichen.

Einrichten der HRIS-Integration

1. Wählen Sie im Onboarding-Dashboard Nutzerbereitstellung aus und gehen dann auf Weiter.

   

2. Suchen Sie das von Ihnen verwendete HRIS-System und wählen Sie Verbinden aus.

   

3. Es öffnet sich nun ein Dialogfenster für die Integration. Diese Einrichtung wird von unserem Integrationsdienstleister Kombo unterstützt und führt Sie durch die Schritte, die erforderlich sind, um eine sichere Verbindung zwischen Ihrem HRIS und SoSafe herzustellen.

   

    

4. Folgen Sie den Einrichtungsanweisungen von Kombo. Hier können Sie:
   • Die erforderlichen Berechtigungen überprüfen und erteilen
   • Sich mit Ihren HRIS-Anmeldedaten autorisieren
   • Mitarbeiterfilterung anwenden: Wählen Sie die zu synchronisierenden Mitarbeiter aus
   • (Optional) Benutzerattribute einrichten
   • Die Integration abschließen
5. Wählen Sie Speichern & weiter aus. Sie gelangen nun zum nächsten Schritt.

Nutzerattribute & Nutzergruppen einrichten

1. In dieser Ansicht können Sie nun festlegen, welche Daten aus Ihrem HRIS (links) welchen Attributen in SoSafe (rechts) zugeordnet werden sollen. Im Normalfall sollten Sie hier nichts ändern müssen. Bei Bedarf können Sie aber wie im Screenshot zu sehen die Zuweisung für einzelne Attribute manuell festlegen. Wählen Sie Speichern & weiter aus, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

   

    

2. In diesem Schritt können Sie festlegen, wie Nutzergruppen erstellt werden. Bei der Auswahl von Standardgruppen wird unser System dies entscheiden. Wenn Sie beispielsweise Entra verwenden, werden die Sicherheitsgruppen als Grundlage genutzt. Dies funktioniert in manchen Organisationen sehr gut, allerdings hängt dies sehr von der Verwendung Ihres HR-Systems ab. So kann z.B. für jeden Nutzer nur die erste Sicherheitsgruppe erfasst werden und es werden immer alle Sicherheitsgruppen importiert.
   Eine verlässliche Option ist im Regelfall die Auswahl von Eigene Gruppen und der Abteilung als relevantes Attribut.
   Wählen Sie anschließend Speichern & weiter aus.

3. Sie erhalten nun eine kurze Übersicht. Wählen Sie Beenden aus, um zum Onboarding-Dashboard zurückzukehren.

   

    

Verwaltung der Integration

Sollten Sie Änderungen an der Verbindung Ihres HRIS vornehmen müssen, haben Sie jederzeit im Manager über Einstellungen / Integrationen die Möglichkeit dazu. Suchen Sie die entsprechende Integration und wählen Sie dann Bearbeiten aus. Von hier aus können Sie:

• Die Verbindung zur Integration unterbrechen: Die Verbindung vollständig entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.
• HRIS-Workflow neu autorisieren: Stellen Sie die Verbindung zu Ihrem HRIS wieder her, wenn die Berechtigungen oder Anmeldeinformationen aktualisiert werden müssen.
• Mitarbeiterfilterung anpassen: Ändern Sie die Filteroptionen, um bestimmte Mitarbeitergruppen in die Synchronisierung einzubeziehen oder auszuschließen.
• Benutzerattribut-Zuordnung bearbeiten: Aktualisieren Sie die Feldzuordnungen, um die Datenfelder zwischen Ihrem HRIS und SoSafe genau anzugleichen.

Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern, um sie zu übernehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Aktualisierungen in SoSafe reflektiert werden und die Plattform mit Ihren aktuellen HRIS-Daten übereinstimmt.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die initiale Synchronisierung?

Die Dauer der Synchronisierung hängt vom Datenvolumen ab und liegt in der Regel zwischen einigen Minuten und 10 Minuten bei großen Datensätzen. Die Benutzer können das Fenster schließen und zurückkehren, um die Benutzerattribute abzuschließen.

Was ist, wenn ein Attribut im HRIS anders gespeichert ist?

Während der Attributzuordnungsphase können Benutzer benutzerdefinierte Attribute zuordnen, um Felder wie E-Mail oder Abteilung mit den erforderlichen Feldern von SoSafe abzugleichen und so die Datenkonsistenz zu gewährleisten.

Können mehrere HRIS-Verbindungen gleichzeitig aktiv sein?

Nein, es kann immer nur eine HRIS-Verbindung aktiv sein. Die Benutzer können eine bestehende Verbindung unterbrechen, um zu einer anderen zu wechseln.

Für welche Mitarbeiter werden die Daten bereitgestellt?

Im Rahmen der Einrichtung können Sie Filter setzen, die festlegen, welche Mitarbeiter für SoSafe bereitgestellt werden. Es werden keine weiteren Mitarbeiter für SoSafe bereitgestellt oder auf andere Weise gespeichert.

Kann ich mehrere HRIS-Quellen oder HRIS mit manueller Benutzerbereitstellung kombinieren?

Nein, derzeit können Sie nur eine Datenquelle mit SoSafe verbinden.

Kann ich die Benutzerbereitstellung direkt über meinem Active Directory- oder HRIS-System beenden?

Sie können die Integrationen einfach über die Seite Einstellungen / Integrationen im Manager trennen. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir jedoch zusätzlich, die Verbindung auch in Ihrem Active Directory bzw. HRIS-System zu deaktivieren. Da sich der Trennungsprozess je nach Lösung unterscheidet, lesen Sie bitte die entsprechenden Support-Artikel Ihres Systems.

Welche HRIS-Systeme werden unterstützt?

Wir unterstützen die folgenden Anbieter: