L'option « Add and update » convient 

I.      à l'importation Excel initiale des données utilisateur avant la mise en service ainsi qu'à 

II.     la mise à jour des données utilisateur pendant la formation de sensibilisation.

 

 

I. Importation Excel initiale des données utilisateur 

 

Pour télécharger la liste des utilisateurs, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

    1.    Ouvrez la section Users > User Management dans SoSafe Manager.

    2.    Cliquez sur Import user data (« Importer des données utilisateur ») et démarrez la gestion utilisateur. 

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    3.    Sélectionnez Add and Update (« Ajouter et mettre à jour »). 

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    4.     Téléchargez notre modèle Excel et remplissez les données utilisateur. L'utilisation du modèle Excel est la             méthode la plus simple, les colonnes requises correspondant exactement à notre système. 

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Remarque : N'oubliez pas que le fichier Excel doit être complet. Les champs vides, tel qu'un nom manquant, seront considérés comme des erreurs. 

Enterprise :  Si vous avez réservé l'option Enterprise, vous pouvez ajouter deux colonnes de données utilisateur supplémentaires.

    5.     Téléchargez le fichier Excel complet en faisant un glisser-déposer.

    6.    Sélectionnez un titre de colonne dans le fichier Excel (la première ligne est généralement correcte et                   donc sélectionnée par défaut). Le titre est la base du mappage des attributs à l'étape suivante. 

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    7. Dans la zone suivante, les attributs de données utilisateur définis sont affectés aux colonnes du fichier Excel. Lorsque vous utilisez notre modèle Excel, cela se fait automatiquement avec notre système. À gauche, vous trouverez les champs/attributs requis, à droite, la correspondance avec le fichier Excel.   

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Graphical user interface, application 
Description automatically generated with medium confidence

Remarque : les attributs marqués d'une étoile (*) sont obligatoires. Vous ne pourrez sauvegarder les paramètres et procéder que si ces champs sont remplis.

Enterprise : en bas de la page, vous pourrez trouver la liste des colonnes Excel n'ayant pas pu être liées automatiquement et qui n'ont donc pu être attribuées à aucun attribut ; vous pourrez ici ajouter des données utilisateur supplémentaires.


    8.     a) Fixing errors: No errors were found (Correction des erreurs : aucune erreur n'a été trouvée) : Vous                        pouvez passer à l'étape suivante.  

Chart 
Description automatically generatedb= Fixing errors: Errors were found (Correction des erreurs. Des erreurs ont été trouvées) :  Lorsque des erreurs sont repérées, nous vous invitons à corriger ou à supprimer les données utilisateur incorrectes. Vous pouvez corriger les erreurs individuellement ou en une seule fois : 

  • Supprimer le dossier : le dossier est définitivement supprimé de la base de données (corbeille rouge). 

  • Modifier le dossier : l'erreur est mise en évidence et peut être facilement modifiée ou corrigée (stylo bleu). 

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Graphical user interface, application 
Description automatically generated 

Erreurs fréquentes : 

  • Doublons 

  • Domaine inconnu 

  • Champ vide 

  • Trémas ou espaces dans les adresses e-mail 

  • Civilité ou diplôme académique inconnu (dans ce cas, il est préférable de vérifier si le nom est disponible dans la liste déroulante du champ correspondant). 

  • Déclaration invalide en tant qu'adresse collective. Veuillez noter que pour les adresses collectives, les quatre premiers champs (civilité, diplôme universitaire, prénom et nom de famille) doivent être vides. Vous trouverez plus d'informations ici. 

Remarque : s'il y a beaucoup d'erreurs (>20), nous vous recommandons d'interrompre le processus, de corriger les erreurs dans le fichier Excel et de le téléverser à nouveau.

    9.     Affectation des groupes d'utilisateurs :   
  • Lorsque tous les groupes d'utilisateurs ont été téléchargés et assignés avec succès, vous pouvez passer directement à l'étape suivante.

  • Cela n'est pas possible si les utilisateurs ne sont affectés à aucun groupe d'utilisateurs ou si le groupe d'utilisateurs affecté est trop petit. Pour continuer, vous avez ces différentes options : 

  •   Create a new user group (Créer un nouveau groupe d'utilisateurs) : tous les dossiers non assignés peuvent être transférés à un nouveau groupe d'utilisateurs (au moins 5 personnes).   

  • Add to existing user group (Ajouter à un groupe d'utilisateurs existant) : les utilisateurs sont affectés collectivement à un groupe d'utilisateurs existant. 

  • Skip (Passer) : si le groupe d'utilisateurs est trop petit, les fichiers de données ne seront pas pris en compte dans Analytics. Cependant, le téléversement est possible ainsi que l'édition manuelle et l'attribution de groupes dans la section Gestion utilisateur.  

  • Edit original Excel file (Modifiez le fichier Excel original) : afin que tous les utilisateurs soient affectés à un groupe d'utilisateurs comprenant au moins 5 personnes. 

    10.     A la fin, vous verrez un summary (récapitulatif) des données utilisateur et des groupes d'utilisateurs                     venant d'être ajoutés.  

Graphical user interface 
Description automatically generated with low confidence 

 

  1. Après la confirmation finale, les fichiers de données sont importés.  

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II : Mise à jour des données utilisateur 

 

Si vous voulez mettre à jour les dossiers utilisateur existants (par exemple, changer les noms de famille ou les adresses e-mail), nous recommandons cette procédure :


1. Export (Exportez) les données utilisateur actuelles pour recevoir les fichiers de données les plus     récents, y compris SoSafe ID (l‘identifiant SoSafe). 


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                    Vous trouverez plus d'informations sur SoSafe ID (l‘identifiant SoSafe)  ici. 


2. Modifiez les données utilisateur directement dans le fichier Excel. 

3. Démarrez la gestion utilisateur et importez le nouveau fichier Excel comme décrit dans la section I ci-dessus. 

4. Dans la dernière étape, vous obtenez une vue d'ensemble des données utilisateur et des groupes d'utilisateurs déjà existants et/ou nouvellement ajoutés.